TECDOOR Pipeline — Hilfe

1. Einführung

Was ist die TECDOOR Pipeline App?

Die TECDOOR Pipeline App ist eine webbasierte Verkaufsmanagement-Lösung, die speziell für den Vertriebsalltag von TECDOOR entwickelt wurde. Sie unterstützt den gesamten Verkaufsprozess von der ersten Kundenanfrage über die Angebotsphase bis hin zur Auftragsabwicklung und Fakturierung. Das zentrale Kanban-Board bietet einen visuellen Überblick über alle laufenden Vorgänge und ermöglicht es Ihnen, Prioritäten schnell zu erkennen und zu handeln.

Für wen ist die App gedacht?

Die Anwendung richtet sich an zwei Hauptzielgruppen innerhalb des TECDOOR-Vertriebs:

• Verkäufer/Aussendienstmitarbeiter: Verwaltung der eigenen Pipeline, Planung, Follow-Up-Steuerung, Aktivitäten-Erfassung und Auftragsüberwachung. Die Gamification-Elemente motivieren zu konsequentem Kundenkontakt und sauberem Reporting.
• Verkaufsleiter/Management: Übergreifende Kennzahlen, Verkäufer-Ranking, Prognosen, regionale Auswertungen und die Möglichkeit, alle Verkäufer-Pipelines im Blick zu behalten. Der Filter «Alle Verkäufer» ermöglicht einen schnellen Überblick über das gesamte Team.

Systemanforderungen

2. Anmeldung & Navigation

Login-Prozess

Beim Aufruf der TECDOOR Pipeline App werden Sie auf die Login-Seite weitergeleitet. Geben Sie dort Ihre Personalnummer und Ihr persönliches Passwort ein. Die Personalnummer ist identisch mit Ihrer TECDOOR-Mitarbeiternummer. Bei erstmaliger Anmeldung erhalten Sie das Initialpasswort von Ihrem Verkaufsleiter.

Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie auf die Pipeline-Ansicht (Startseite) weitergeleitet. Ihre Sitzung bleibt aktiv, solange Sie den Browser nicht schliessen oder sich manuell abmelden.

Header-Bereich

Der Header ist auf allen Seiten sichtbar und enthält folgende Elemente von links nach rechts:

• TECDOOR Logo: Klick auf das Logo führt immer zurück zur Pipeline-Startseite.
• Tab-Leiste: Die sechs Hauptbereiche als horizontale Tabs: Pipeline, Planung, Aufträge, Re.kontrolle, Kunden/Objekt, Kennzahlen. Der aktive Tab ist farblich hervorgehoben.
• Benachrichtigungsglocke: Zeigt die Anzahl neuer Benachrichtigungen als Badge. Klick öffnet das Benachrichtigungs-Panel.
• Benutzername: Anzeige des angemeldeten Benutzers. Klick öffnet ein Dropdown mit der Option zum Abmelden.

Sechs Hauptbereiche

Bereich	Beschreibung
Pipeline	Kanban-Board mit allen Angeboten und Anfragen in verschiedenen Phasen. Zentrale Arbeitsansicht für den Vertrieb.
Planung	Wochenkalender für die Einsatz- und Planung mit Drag & Drop und Routenoptimierung.
Aufträge	Übersicht aller Aufträge mit Fortschritts-Tracker (6 Phasen) und Detail-Ansicht.
Re.kontrolle	Rechnungsprüfung und -freigabe mit Status-Filter und Bestellabgleich.
Kunden/Objekt	360-Grad-Kundenansicht mit KPI-Kacheln, Cross-Sell-Empfehlungen und vollständiger Historik.
Kennzahlen	KPI-Dashboard mit Analyse, Gamification, Verkäufer-Ranking und Prognosen.

Filter & Suche

Direkt unterhalb der Tab-Leiste befinden sich zwei Filter-Dropdowns:

• «Alle Verkäufer»: Standardmässig sehen Sie nur Ihre eigenen Daten. Verkaufsleiter können hier einen bestimmten Verkäufer auswählen oder alle Verkäufer anzeigen lassen.
• «Alle Auftragsarten»: Filter nach Auftragstypen wie Haustüren, Innentüren, Brandschutz, Tore, Fenster usw.

Das globale Suchfeld rechts daneben durchsucht Kunden, Aufträge, Angebote und Objekte. Tippen Sie mindestens drei Zeichen ein, um Ergebnisse zu erhalten.

3. Pipeline (Verkaufs-Pipeline)

«Mein Tag» Dashboard

Oben auf der Pipeline-Seite befindet sich das «Mein Tag»-Dashboard. Dieses zeigt Ihnen auf einen Blick die wichtigsten Handlungsfelder für den heutigen Tag:

• Überfällige: Angebote, bei denen das geplante Nachfass-Datum bereits verstrichen ist. Diese sollten sofort bearbeitet werden.
• Heute nachfassen: Angebote, bei denen das Nachfass-Datum auf den heutigen Tag fällt.
• Hochwert: Angebote mit einem besonders hohen Auftragswert, die besondere Aufmerksamkeit verdienen.
• Kein Kontakt: Anfragen oder Angebote, bei denen bisher kein Kundenkontakt (Anruf, Besuch, E-Mail) registriert wurde.

Darunter befindet sich eine Prioritäten-Liste, die Angebote nach Dringlichkeit sortiert anzeigt.

KPI-Leiste

Die KPI-Leiste bietet einen schnellen Überblick über die wichtigsten Verkaufskennzahlen:

KPI	Beschreibung
Pipeline-Wert	Gesamtwert aller Angebote in der Pipeline (Summe aller aktiven Angebote).
Offener Auftragswert	Wert der bereits gewonnenen, aber noch nicht abgeschlossenen Aufträge.
Überfällig	Anzahl und Wert der überfälligen Angebote.
DB-Marge	Durchschnittlicher Deckungsbeitrag (Marge) über alle aktiven Angebote.
Nachfassen	Anzahl der Angebote, die heute oder in Kürze nachgefasst werden müssen.

Filter-Chips

Unterhalb der KPI-Leiste können Sie die Ansicht mit Filter-Chips einschränken:

• Alle: Zeigt sämtliche Angebote in der Pipeline.
• Überfällig: Nur Angebote mit überschrittenem Nachfass-Datum.
• Heute: Nur Angebote, die heute nachgefasst werden sollen.
• Diese Woche: Angebote mit Nachfass-Datum in der aktuellen Woche.
• Hochwert: Nur Angebote oberhalb eines bestimmten Schwellenwerts.
• Kein Kontakt: Angebote ohne bisherige Aktivitäts-Einträge.

Kanban-Board

Das Herzstück der Pipeline ist das Kanban-Board mit 8 Spalten, die den Verkaufsprozess von links nach rechts abbilden:

1. Neue Anfragen: Eingehende Kundenanfragen, die noch nicht bearbeitet wurden.
2. Bearbeitet: Anfragen, die gesichtet und mit ersten Informationen versehen wurden.
3. Neue Angebote: Fertige Offerten, die noch nicht an den Kunden versendet wurden.
4. Verschickt: Angebote, die dem Kunden zugestellt wurden.
5. Nachfassen: Angebote in der aktiven Nachfass-Phase (Telefonkontakt, Besuch).
6. Auftrag neu: Gewonnene Aufträge, die gerade erfasst werden.
7. Planung freigeg.: Aufträge, die für die Einsatzplanung/Montage freigegeben sind.
8. Abgeschlossen: Vollständig abgewickelte Vorgänge.

Angebots-Karten

Jede Karte auf dem Kanban-Board repräsentiert ein Angebot oder eine Anfrage und zeigt folgende Informationen:

• Angebots-ID: Eindeutige Nummer des Angebots (z.B. OFF-2026-00142).
• Tage-Badge: Zeigt an, wie viele Tage das Angebot bereits in der aktuellen Spalte liegt. Farbe ändert sich mit zunehmender Dauer (grün → gelb → rot).
• Kundenname: Name des Kunden oder der Firma.
• Ort: Standort des Objekts.
• Risiko-Indikator: Farbiger Punkt, der das Verlustrisiko signalisiert (grün = niedrig, gelb = mittel, rot = hoch).
• Produkttypen: Icons oder Tags für die enthaltenen Produktkategorien (Haustüre, Tor, Fenster etc.).
• Betrag: Angebotssumme in CHF.

Drag & Drop

Karten können per Drag & Drop zwischen den Spalten verschoben werden, um den Status eines Angebots zu ändern. Klicken Sie auf eine Karte, halten Sie die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie die Karte in die gewünschte Zielspalte. Beim Loslassen wird der Status automatisch aktualisiert. Bei bestimmten Übergängen (z.B. von «Nachfassen» zu «Auftrag neu») öffnet sich ein Bestätigungsdialog.

Angebotsdetail öffnen

Klicken Sie auf eine Karte (einfacher Klick, kein Drag), um die Detailansicht des Angebots zu öffnen. In der Detailansicht können Sie alle Informationen einsehen und bearbeiten (siehe Kapitel 4).

4. Angebots-Detail

Übersicht

Die Angebotsdetail-Ansicht zeigt alle relevanten Informationen zu einem Angebot in einer strukturierten Darstellung:

• Kundendaten: Firmenname, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse.
• Objektdaten: Objektadresse, Objektbeschreibung, Gebäudetyp.
• Kontaktperson: Primäre Kontaktperson beim Kunden mit direkten Kontaktmöglichkeiten.
• Beträge: Nettobetrag, Rabatt, MwSt., Bruttobetrag und Deckungsbeitrag.

Positionen

Im Tab «Positionen» sehen Sie alle Artikel des Angebots. Sie können:

• Neue Artikel hinzufügen (über den «Position hinzufügen»-Button)
• Bestehende Positionen bearbeiten (Menge, Preis, Rabatt)
• Positionen löschen (mit Bestätigungsdialog)
• Positionen per Drag & Drop umsortieren

Aktivitäten

Unter dem Tab «Aktivitäten» werden alle Interaktionen mit dem Kunden chronologisch aufgelistet. Sie können neue Aktivitäten erfassen:

• Anruf: Telefonat mit dem Kunden dokumentieren (Datum, Dauer, Notiz).
• E-Mail: Gesendete oder empfangene E-Mails vermerken.
• Besuch: Kundenbesuche vor Ort dokumentieren.
• Notiz: Allgemeine Notizen hinterlegen.

Follow-Up setzen

Sie können für jedes Angebot ein Nachfass-Datum setzen. Nutzen Sie die Quick-Follow-Up-Buttons für schnelle Eingabe:

• +3T: Follow-Up in 3 Tagen
• +7T: Follow-Up in 1 Woche
• +14T: Follow-Up in 2 Wochen
• +30T: Follow-Up in 1 Monat

Alternativ können Sie über den Kalender-Picker ein beliebiges Datum wählen. Das Follow-Up-Datum wird auf der Pipeline-Karte angezeigt und in den Benachrichtigungen berücksichtigt.

Status ändern

Über das Status-Dropdown in der Detailansicht können Sie die Pipeline-Phase des Angebots direkt ändern, ohne das Kanban-Board verwenden zu müssen. Die verfügbaren Phasen entsprechen den 8 Spalten des Kanban-Boards.

Berichte drucken

Mit dem Button «Angebot drucken» wird ein formatiertes PDF des Angebots generiert, das direkt an den Kunden gesendet werden kann. Das PDF enthält alle Positionen, Preise und TECDOOR-Branding.

Auftrag erstellen aus Angebot

Wurde ein Angebot vom Kunden angenommen, können Sie direkt aus der Detailansicht einen Auftrag erstellen. Klicken Sie auf den Button «Auftrag erstellen». Alle relevanten Daten (Kunde, Objekt, Positionen) werden automatisch übernommen. Sie müssen nur noch das Auftragsdatum bestätigen und eventuelle Anpassungen vornehmen.

5. Neue Anfrage / Neues Angebot / Neuer Auftrag erstellen

FAB-Button (Floating Action Button)

Unten rechts auf jeder Seite der App befindet sich der orangefarbene FAB-Button mit dem «+»-Symbol. Ein Klick darauf öffnet das Quick-Actions-Menü mit folgenden Optionen:

• Neue Anfrage: Erfassung einer neuen Kundenanfrage.
• Neue Offerte: Erstellung eines neuen Angebots mit geführtem Wizard.
• Neuer Auftrag: Direkterfassung eines neuen Auftrags.
• Zuletzt bearbeitet: Schnellzugriff auf die letzten bearbeiteten Vorgänge.

Neue Anfrage erstellen

Beim Erstellen einer neuen Anfrage geben Sie folgende Informationen ein:

1. Kunde: Sie können einen bestehenden Kunden über das Suchfeld finden oder manuell einen neuen Kunden erfassen (Firma, Name, Telefon, E-Mail).
2. Objekt: Geben Sie die Objektadresse ein (Strasse, PLZ, Ort). Das Objekt beschreibt den physischen Standort, an dem die Tür oder das Tor eingebaut werden soll.
3. Notizen: Freitextfeld für erste Informationen zur Anfrage (z.B. gewünschtes Produkt, Zeitrahmen, besondere Anforderungen).

Neue Offerte erstellen

Die Offerten-Erstellung erfolgt über einen mehrstufigen Wizard:

1. Schritt 1 — Kunde & Objekt: Suche nach bestehendem Kunden oder Neuerfassung. Suche nach bestehendem Objekt oder Neuerfassung der Adresse.
2. Schritt 2 — Kontaktperson: Auswahl der Kontaktperson beim Kunden. Bei Neukunden wird automatisch ein Ansprechpartner angelegt.
3. Schritt 3 — Details: Erfassung der Offerten-Details (Produktkategorie, geschätzter Wert, Notizen).

Neuer Auftrag erstellen

Auch die Auftragserfassung erfolgt über einen Wizard:

1. Schritt 1 — Kunde & Objekt: Identisch zur Offerten-Erstellung. Suche oder Neuerfassung.
2. Schritt 2 — Auftragstyp: Auswahl der Auftragsart (Neuanlage, Ersatz, Reparatur, Wartung, etc.).
3. Schritt 3 — Details: Auftragsdetails und Positionen erfassen.

Doubletten-Erkennung

Geben Sie bei der Objektsuche immer die Postleitzahl und die Strasse ein, um die Treffergenauigkeit der Doubletten-Erkennung zu maximieren.

Tastenkürzel

Für die schnellste Erfassung nutzen Sie Ctrl + N. Dieses Tastenkürzel öffnet direkt das Formular «Neue Anfrage» aus jedem Bereich der App heraus.

6. Planung (Einsatzplanung)

Wochenkalender

Die Planungs-Ansicht zeigt einen Wochenkalender mit Tagesansicht von Montag bis Freitag. Jeder Tag wird als Spalte dargestellt, aufgeteilt in eine Zeitleiste von 07:00 bis 18:00 Uhr in 30-Minuten-Intervallen. Geplante Besuche und Aufgaben werden als farbige Blöcke in der entsprechenden Zeitspanne angezeigt.

Linke Spalte: Offene Anfragen und Aufgaben

Links neben dem Kalender befindet sich eine Liste mit zwei Bereichen:

• Anfragen/Angebote: Alle offenen Anfragen und Angebote, die noch nicht auf einen bestimmten Tag geplant wurden. Diese können per Drag & Drop in den Kalender gezogen werden.
• Aufgaben: Selbst erstellte Aufgaben, die noch keinem Zeitslot zugeordnet sind.

Drag & Drop Planung

Ziehen Sie eine Anfrage oder Aufgabe aus der linken Spalte auf den gewünschten Zeitslot im Kalender. Die Dauer des Termins kann über das untere Ende des Blocks angepasst werden (ziehen zum Verlängern oder Verkürzen). Bereits geplante Termine können ebenfalls verschoben werden.

Routenplanung

Unterhalb des Kalenders oder als separate Ansicht verfügbar ist die Routenplanung. Diese zeigt eine Karte mit allen geplanten Besuchsorten für den ausgewählten Tag. Die Route wird automatisch berechnet und zeigt die optimale Reihenfolge der Besuche an, einschliesslich der voraussichtlichen Fahrzeit zwischen den Standorten.

Auto-Plan Funktion

Der Button «Auto-Plan» erstellt automatisch einen optimierten Tagesplan basierend auf den offenen Anfragen und deren Standorten. Der Algorithmus berücksichtigt die geografische Lage der Objekte, die Priorität der Anfragen und die geschätzte Besuchsdauer. Sie können den Vorschlag anschliessend manuell anpassen.

Eigene Aufgaben erstellen

Über den Button «Neue Aufgabe» können Sie eigene Aufgaben erstellen, die nicht direkt mit einem Angebot oder einer Anfrage verknüpft sind. Geben Sie einen Titel, eine Beschreibung und optional ein Fälligkeitsdatum an. Aufgaben erscheinen in der linken Spalte und können ebenfalls per Drag & Drop eingeplant werden.

Outlook-Synchronisation

Die Planungs-Ansicht kann mit Ihrem Microsoft Outlook-Kalender synchronisiert werden. Aktivieren Sie die Synchronisation in den Einstellungen. Danach werden geplante Besuche automatisch als Outlook-Termine angelegt. Änderungen in der Pipeline App werden in Outlook nachgeführt. Die Synchronisation erfolgt in Echtzeit.

7. Aufträge (Auftragsverwaltung)

KPI-Leiste

Am oberen Rand der Auftrags-Ansicht werden drei Kennzahlen prominent dargestellt:

• Zu fakturieren (Jahr/Total): Zeigt den Betrag an, der im laufenden Jahr noch fakturiert werden muss, sowie den Gesamtbetrag.
• Offene Aufträge: Anzahl der aktuell aktiven Aufträge.
• Ø Deckungsbeitrag: Durchschnittlicher Deckungsbeitrag über alle offenen Aufträge.

Filter und Suche

Folgende Filter stehen zur Verfügung:

• Meine Aufträge: Checkbox, um nur die eigenen Aufträge anzuzeigen. Bei Verkaufsleitern standardmässig deaktiviert, um das gesamte Team zu sehen.
• Jahres-Filter: Dropdown zur Auswahl des Auftragsjahres.
• Status-Filter: «Offen» zeigt nur aktive Aufträge, «Alle» zeigt auch abgeschlossene und stornierte Aufträge.
• Suchfeld: Freitextsuche über Auftragsnummer, Kundennamen und Objektadresse.

Auftrags-Liste

Die Auftrags-Liste zeigt alle Aufträge als Zeilen mit den wichtigsten Informationen: Auftragsnummer, Kunde, Objekt, Betrag, Auftragsdatum und Status. Rechts in jeder Zeile befindet sich ein Mini-Fortschrittsbalken (orangefarbener Balken), der den aktuellen Fortschritt visuell darstellt (z.B. 2 von 6 Phasen abgeschlossen = ein Drittel gefüllt).

Fortschritts-Tracker im Detail

Im Auftragsdetail wird der Fortschritt als horizontaler Stepper mit 6 Phasen dargestellt:

• Blauer Kreis mit Häkchen: Phase abgeschlossen.
• Weisser Kreis mit blauem Rand: Aktuelle Phase (in Bearbeitung).
• Grauer Kreis: Ausstehende Phase.

Tabs im Auftrags-Detail

Die Detailansicht eines Auftrags ist in mehrere Tabs gegliedert:

• Übersicht: Kundendaten, Objektdaten, Beträge, Auftragsdetails und allgemeine Informationen.
• Positionen: Alle Auftrags-Positionen mit Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis.
• Bestellungen: Verknüpfte Einkaufs-Bestellungen an Lieferanten mit Status und Lieferdatum.
• Rechnungen: Erstellte und verknüpfte Rechnungen (Fakturierung) mit Beträgen und Status.
• Montageaufträge: Montage-Rapporte mit Einsatzdaten, Monteuren und Zeitaufwand.
• Aktivitäten: Chronologisches Aktivitätslog aller Interaktionen und Statusänderungen.
• Dokumente: SharePoint-Integration für Auftragsdokumente (siehe Kapitel 12 für Details).

DocArchiv Button

Der Button «DocArchiv» oben rechts in der Auftragsdetail-Ansicht öffnet den verknüpften SharePoint-Ordner direkt in einem neuen Browser-Tab. So können Sie schnell auf alle Dokumente des Auftrags zugreifen.

Bearbeiten-Modus

Mit dem Button «Bearbeiten» wechseln Sie in den Editiermodus. In diesem Modus werden die Textfelder der Übersicht editierbar (z.B. Notizen, Auftragsdetails, interne Vermerke). Speichern Sie Ihre Änderungen über den Button «Speichern» oder verwerfen Sie mit «Abbrechen».

8. Rechnungskontrolle

Übersicht

Im Bereich Rechnungskontrolle prüfen und geben Sie eingehende Lieferantenrechnungen frei. Die Ansicht zeigt eine Liste aller Rechnungen, die Ihnen zur Prüfung zugewiesen wurden oder die mit Ihren Aufträgen verknüpft sind.

Filter

Am oberen Rand stehen folgende Filter-Tabs zur Verfügung:

• Offen: Rechnungen, die auf Ihre Prüfung und Freigabe warten.
• Manuell: Rechnungen, die manuell einem Auftrag zugeordnet werden müssen.
• Automatisch: Rechnungen, die automatisch einem Auftrag zugeordnet wurden.
• Alle: Sämtliche Rechnungen unabhängig vom Status.
• Neu: Kürzlich eingegangene Rechnungen, die noch nicht gesichtet wurden.

Zusätzlich können Sie nach Mitarbeiter filtern und das Suchfeld verwenden, um gezielt nach Rechnungsnummer, Lieferantenname, Auftragsnummer oder Betrag zu suchen.

Rechnungs-Liste

Jede Rechnung wird als Zeile in der Liste dargestellt mit folgenden Informationen:

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Lieferantenname
• Verknüpfter Auftrag (falls vorhanden)
• Rechnungsbetrag
• Status-Badge: Neu oder Offen
• PDF-Link: Direkter Zugriff auf das Rechnungs-PDF

Freigabe und Ablehnung

Für jede offene Rechnung stehen zwei Aktionen zur Verfügung:

• Freigeben: Bestätigt die Rechnung. Damit wird die Zahlung angewiesen und die Rechnung als geprüft markiert.
• Ablehnen: Lehnt die Rechnung ab. Sie müssen einen Ablehnungsgrund angeben. Die Rechnung wird an die Buchhaltung zurückgewiesen.

Detail-Ansicht

Klicken Sie auf eine Rechnung, um die Detail-Ansicht zu öffnen. Hier sehen Sie:

• Vollständige Rechnungsdetails (Lieferant, Datum, Fälligkeit, Konditionen)
• Einzelpositionen der Rechnung
• Bestellabgleich: Vergleich der Rechnungspositionen mit den ursprünglichen Bestellpositionen. Abweichungen bei Menge oder Preis werden farblich hervorgehoben.
• Eingebettete PDF-Vorschau der Original-Rechnung

9. Kunden/Objekt (360° Kundenansicht)

Suchfeld

Am oberen Rand der Kunden/Objekt-Ansicht befindet sich ein prominentes Suchfeld. Sie können nach folgenden Kriterien suchen:

• Kundenname oder Firmenname
• Kundennummer
• Objektadresse (Strasse, PLZ, Ort)
• Postleitzahl

Die Ergebnisse werden bereits während der Eingabe in Echtzeit angezeigt. Es genügen drei Zeichen, um eine Suche auszulösen.

Kunden-Liste und Detail-Ansicht

Die Suchergebnisse werden links als scrollbare Liste angezeigt. Jeder Eintrag zeigt Name, Ort und ein Badge (Kunde oder Objekt). Klicken Sie auf einen Eintrag, um die Detail-Ansicht auf der rechten Seite zu laden.

Die Detail-Ansicht enthält:

• Vollständige Adressdaten
• Telefonnummern und E-Mail-Adressen
• Kontaktpersonen mit Funktion und direkten Kontaktdaten

KPI-Kacheln

Unterhalb der Kundendaten werden folgende Kennzahlen als farbige Kacheln dargestellt:

KPI	Beschreibung
Gesamtumsatz	Gesamter Umsatz über alle Jahre mit diesem Kunden.
Fakturiert	Bereits fakturierter Betrag im aktuellen Jahr.
Offen	Offener Betrag (erfasste Aufträge, die noch nicht fakturiert sind).
Offene Angebote	Wert und Anzahl aller aktuell offenen Angebote für diesen Kunden.
Ø Auftragswert	Durchschnittlicher Auftragswert über alle bisherigen Aufträge.
Conversion	Prozentsatz der Angebote, die zu Aufträgen geworden sind.
Deckungsbeitrag	Durchschnittlicher Deckungsbeitrag bei diesem Kunden.
Fotos	Anzahl hinterlegter Fotos (Massaufnahme, Einbau, Referenz).

Cross-Sell Empfehlungen

Basierend auf den bisherigen Aufträgen und dem Gebäudetyp des Objekts zeigt die App automatisch Cross-Sell-Empfehlungen an. Beispiele:

• «Haustüre anbieten» — wenn der Kunde bisher nur Innentüren bestellt hat.
• «Brandschutz anbieten» — bei Gewerbeobjekten ohne Brandschutz-Aufträge.
• «Wartungsvertrag anbieten» — bei Kunden mit mehreren Toren ohne laufende Wartung.
• «Fenster anbieten» — bei Neubauprojekten, wo bisher nur Türen bestellt wurden.

Klicken Sie auf eine Empfehlung, um direkt eine neue Anfrage oder Offerte für dieses Produkt beim Kunden zu erstellen.

Tabs in der Kundenansicht

• Timeline: Chronologische Übersicht aller Interaktionen, Angebote, Aufträge und Statusänderungen. Zeigt den kompletten Verlauf der Geschäftsbeziehung.
• Angebote: Alle Angebote für diesen Kunden mit Status, Betrag und Datum.
• Aufträge: Alle Aufträge mit Fortschrittsstatus.
• Bestellungen: Verknüpfte Einkaufs-Bestellungen.
• Rechnungen: Alle Rechnungen (ein- und ausgehend).
• Objekte: Alle Objekte (Standorte), die mit diesem Kunden verknüpft sind. Zeigt Adressen, Gebäudetyp und verknüpfte Aufträge.

10. Kennzahlen (KPI Dashboard)

Monats-Auswahl

Am oberen Rand des Dashboards wählen Sie den Monat aus, für den die Kennzahlen angezeigt werden sollen. Standardmässig ist der aktuelle Monat ausgewählt. Sie können vor- und zurückblättern, um historische Daten zu analysieren.

Analyse-Zusammenfassung

Unterhalb der Monats-Auswahl wird ein automatisch generierter Analysetext angezeigt, der die wichtigsten Erkenntnisse des Monats zusammenfasst. Dieser Text wird dynamisch aus den Kennzahlen berechnet und hebt Trends, Auffälligkeiten und Vergleiche zum Vormonat oder Vorjahr hervor.

KPI-Grid

Die zentralen Verkaufskennzahlen werden als Kacheln in einem Grid dargestellt:

• Anfragen: Anzahl neuer Anfragen im ausgewählten Monat.
• Angebote: Anzahl erstellter Angebote.
• Gewonnen: Anzahl und Wert der gewonnenen Aufträge.
• Verloren: Anzahl und Wert der verlorenen Angebote.
• Pipeline: Aktueller Pipeline-Wert.
• YTD (Year to Date): Kumulierte Werte seit Jahresbeginn.
• Aufträge: Gesamtzahl und -wert der Aufträge.
• Produktbereiche: Aufschlüsselung nach Haustüren, Innentüren, Tore, Fenster, Brandschutz usw.

100m Sprint Verkaufswettbewerb

Der 100m Sprint ist eine visuelle Gamification-Komponente. Die Verkäufer werden als Läufer auf einer 100m-Bahn dargestellt. Der Fortschritt basiert auf den erreichten Verkaufszielen des Monats. Wer zuerst die 100m-Linie (= 100% Zielerreichung) überquert, gewinnt den Monat. Die Darstellung aktualisiert sich in Echtzeit bei jedem neuen Auftrag.

Verkäufer-Übersicht Tabelle

Eine detaillierte Tabelle zeigt alle Verkäufer mit ihren individuellen Kennzahlen: Anfragen, Angebote, Aufträge, Conversion-Rate, Pipeline-Wert und Zielerreichung. Die Tabelle ist sortierbar (Klick auf Spaltenüberschriften).

Verkäufer-Ranking

Das Ranking listet die Verkäufer sortiert nach Gesamtpunktzahl auf. Die Punkte setzen sich zusammen aus gewonnenen Aufträgen, Aktivitäten und Zielerreichung. Die Top 3 werden besonders hervorgehoben.

Auftragsarten-Funnel

Der Funnel zeigt die Conversion-Rate über die verschiedenen Pipeline-Phasen: Wie viele Anfragen werden zu Angeboten? Wie viele Angebote zu Aufträgen? Die Darstellung erfolgt als Trichter-Diagramm mit prozentualen Angaben an jeder Stufe.

Produkttypen-Chart

Ein Diagramm zeigt die Verteilung der Angebote und Aufträge nach Produkttypen (Haustüren, Innentüren, Tore, Fenster, Brandschutz). Dies gibt Aufschluss über die Stärken und Potentiale einzelner Produktbereiche.

Conversion-Rate

Detaillierte Darstellung der Conversion-Rate (Abschlussquote) über die Zeit. Zeigt sowohl die Anzahl- als auch die Wertkonversion. Ein Trend-Pfeil zeigt die Entwicklung im Vergleich zum Vormonat.

Regionale Auswertung

Eine Kartenansicht oder tabellarische Darstellung der Verkaufskennzahlen nach Region/PLZ-Gebiet. Zeigt auf, in welchen Regionen besonders gut verkauft wird und wo Potenzial liegt.

Prognose

Basierend auf dem aktuellen Pipeline-Wert und den historischen Conversion-Rates wird eine Prognose für die kommenden Monate berechnet. Die Prognose berücksichtigt saisonale Faktoren und zeigt den erwarteten Auftragseingang.

Auftragsanalyse

Detaillierte Analyse der Aufträge nach verschiedenen Dimensionen: Auftragsgrösse, Produktmix, Durchlaufzeit, Deckungsbeitrag. Hilft bei der Identifizierung von Mustern und Optimierungspotential.

Monatstrend (12 Monate)

Ein Liniendiagramm zeigt die Entwicklung der wichtigsten KPIs über die letzten 12 Monate. Verfügbare Metriken: Anfragen, Angebote, Aufträge, Umsatz und Pipeline-Wert. Die Darstellung ermöglicht das schnelle Erkennen saisonaler Muster und langfristiger Trends.

Jahresvergleich

Vergleich der KPIs des aktuellen Jahres mit dem Vorjahr. Dargestellt als Balkendiagramm mit monatlicher Auflösung. Farbliche Unterscheidung des aktuellen und des Vorjahres ermöglicht einen schnellen visuellen Vergleich.

Gamification

Das Gamification-System motiviert zu konsequenter Datenerfassung und aktivem Verkauf:

• Punkte-Widget: Zeigt Ihr aktuelles Level, die Gesamtpunktzahl und einen Fortschrittsbalken zum nächsten Level. Punkte werden für verschiedene Aktivitäten vergeben (Anrufe, Besuche, E-Mails, gewonnene Aufträge).
• Leaderboard: Top 10 der Verkäufer nach Gesamtpunktzahl. Ihr eigener Rang ist immer sichtbar, auch wenn Sie nicht in den Top 10 sind.
• Achievements: Spezielle Auszeichnungen, die bei Erreichen bestimmter Meilensteine verliehen werden:
  • Telefonprofi: Für eine bestimmte Anzahl erfasster Telefonanrufe pro Woche.
  • Kundenbesucher: Für regelmässige Kundenbesuche vor Ort.
  • Email-Champion: Für konsequentes Dokumentieren der E-Mail-Korrespondenz.
  • Offerten-Maschine: Für eine hohe Anzahl erstellter Offerten.
  • Schneller Reagierer: Für kurze Reaktionszeiten bei neuen Anfragen (Anfrage innerhalb von 24h bearbeitet).

11. Benachrichtigungen

Glocken-Symbol

Das Benachrichtigungs-Symbol befindet sich oben rechts im Header neben dem Benutzernamen. Ein farbiges Badge auf der Glocke zeigt die Anzahl der ungelesenen Benachrichtigungen an. Klicken Sie auf die Glocke, um das Benachrichtigungs-Panel zu öffnen.

Dringlichkeitsstufen

Benachrichtigungen werden farblich nach Dringlichkeit kategorisiert:

• Rot — Dringend: Das Angebot oder der Auftrag ist seit mehr als 14 Tagen überfällig. Hier besteht ein hohes Verlustrisiko und sofortiges Handeln ist erforderlich.
• Gelb — Mittel: Das Element ist seit 7 bis 14 Tagen überfällig. Eine zeitnahe Bearbeitung wird empfohlen.
• Grün — Niedrig: Das Element ist seit weniger als 7 Tagen überfällig oder ein allgemeiner Hinweis.

Benachrichtigungstypen

Folgende Typen von Benachrichtigungen werden generiert:

• Überfällige Follow-Ups: Wenn das geplante Nachfass-Datum eines Angebots überschritten wurde. Die Dringlichkeitsstufe richtet sich nach der Anzahl der Tage seit dem Fälligkeitsdatum.
• Stagnierende Aufträge: Wenn ein Auftrag seit längerer Zeit in derselben Phase verweilt, ohne dass Fortschritt verzeichnet wird.

Interaktion mit Benachrichtigungen

Klicken Sie auf eine Benachrichtigung, um direkt zum betreffenden Angebot, Auftrag oder Kunden zu navigieren. Die Benachrichtigung wird dabei als gelesen markiert und das Badge aktualisiert.

Automatische Aktualisierung

Die Benachrichtigungen werden automatisch alle 5 Minuten aktualisiert. Neue Benachrichtigungen werden sofort im Badge-Zähler berücksichtigt, ohne dass die Seite neu geladen werden muss.

12. SharePoint Dokumente

Dokumente-Tab

Im Auftragsdetail befindet sich der Tab «Dokumente», der eine direkte Integration mit Microsoft SharePoint bietet. Hier können Sie alle auftragsbezogenen Dokumente verwalten, ohne die App verlassen zu müssen.

Breadcrumb-Navigation

Die Ordnerstruktur wird als Breadcrumb-Pfad oberhalb der Dateiliste angezeigt. Klicken Sie auf einen Ordner im Pfad, um direkt dorthin zu navigieren. Die Navigation beginnt beim Auftragsordner.

Standard-Ordnerstruktur

Für jeden Auftrag wird automatisch eine Standardordnerstruktur erstellt:

• 01_Angebot: Angebotsdokumente und Offerten-PDFs.
• 02_Korrespondenz: E-Mail-Verkehr und Briefe mit dem Kunden.
• 03_AB: Auftragsbestätigungen.
• 04_Technik: Technische Zeichnungen und Spezifikationen.
• 05_Montage: Montageberichte und Fotos.
• 06_Rechnung: Rechnungen und Lieferscheine.

Falls die Ordnerstruktur noch nicht existiert, wird sie beim ersten Zugriff automatisch erstellt.

Dateien hochladen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Dateien hochzuladen:

• Drag & Drop: Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien aus dem Windows Explorer direkt in den Dokumenten-Bereich. Ein blauer Rahmen zeigt die Drop-Zone an.
• Upload-Button: Klicken Sie auf den Button «Datei hochladen» und wählen Sie die gewünschte Datei über den Dateiauswahl-Dialog aus.

Der Upload-Fortschritt wird als Fortschrittsbalken angezeigt. Nach erfolgreichem Upload erscheint die Datei sofort in der Dateiliste.

Vorschau

Für Bilder (JPG, PNG) und PDF-Dateien steht eine Inline-Vorschau zur Verfügung. Klicken Sie auf eine Datei, um die Vorschau zu öffnen. Die Vorschau öffnet sich als Overlay innerhalb der App.

Dateien löschen

Um eine Datei zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem Dateinamen. Es erscheint ein Bestätigungsdialog, in dem Sie das Löschen bestätigen oder abbrechen können. Gelöschte Dateien landen im SharePoint-Papierkorb und können dort bei Bedarf wiederhergestellt werden.

14. Neuerungen

✨ Juli 2026 — Rollen, Pendenzen, Mahnwesen, Cashflow

• Rollen-Modus: Jeder Benutzer hat eine Grund-Rolle (Verkäufer / Planer / Fakturierer / Alles), die bestimmt, welche Tabs er sieht. Umschalten jederzeit oben im Header. Pflege unter Einstellungen → Benutzer & Rollen (inkl. Bezugsperson-Sicherheitsnetz und Ferien/Abwesenheit mit Vertretung).
• Pendenzen & Tagesdigest: Offene Anfragen, Nachfassen, Einplanen, Bestellen, Fakturieren und Auftrags-Review als persönliche Liste (Tab Pendenzen), optional als tägliche Mail pro Verkäufer. Neue Anfragen lösen sofort eine Mail an den Zuständigen aus. Snooze immer mit Pflicht-Wiedervorlagedatum.
• Mahnwesen (neuer Tab): Alle offenen, versendeten Rechnungen mit Fälligkeits-Ampel (nicht fällig / 1–30 / 31–60 / 61–90 / >90 Tage), Mahnstufen (Zahlungserinnerung → Mahnung → Letzte Mahnung), Mahnstopp bis Datum pro Rechnung, Kommentar, Mehrfachauswahl: Mahn-Mails senden oder ein Sammel-PDF aller Mahnbriefe inkl. Rechnungskopien für den Postversand. 💰-Symbol = passender Zahlungseingang auf der Bank erkannt → zuerst im ERP ausgleichen, nicht mahnen.
• Rechnungen am Auftrag: Jede Rechnung zeigt jetzt bezahlt / offen; die Kopfzeile den Restbetrag. Die Akonto-Rechnung aus der Offert-Anzahlung wird beim digitalen Visieren automatisch im ERP angelegt (korrekter QR-Zahlteil).
• Cashflow (nur Berechtigte): Liquiditätsvorschau mit Bank-Startsaldo, offenen Debitoren/Kreditoren, Hörmann-Zahlungen, automatischen Fixkosten aus dem Bankmuster und MwSt pro Quartal; Woche/Monat umschaltbar, mit Grafik und Detail-Drilldown.
• Kunden-Terminportal: Termin aus dem Auftrag per Mail an den Kunden senden — Kunde bestätigt oder wünscht Änderung über einen persönlichen Link; Status direkt im Auftrag sichtbar.
• Einstellungen → 🤖 Automatiken: Alle Hintergrund-Automatiken (E-Mail-Import, Hörmann-AB, Digest, Auto-Mahnlauf, Cashflow) mit Status-Ampel und gefahrlosen Test-Buttons auf einen Blick.
• Diverses: Kalenderwoche wird bei jedem Datumsfeld angezeigt; Hörmann-Liefer-KW setzt das prov. Lieferdatum auf den Freitag der KW; Re.kontrolle-Zähler zählt nur noch die letzten 30 Tage; 📍 Vor-Ort-Modus für die Baustelle.

Juni 2026

Diese Version bringt einen neuen Hauptbereich Fakturierung, einen kompletten Ausbau der Rechnungsfunktionen, intelligente Vorbelegung von Angeboten aus den Aktionen sowie zahlreiche Verbesserungen an Aufträgen, Angeboten und dem Laufblatt.

💵 Neuer Hauptbereich: Fakturierung

Der neue Tab Fakturierung (zwischen Aufträge und Re.kontrolle) zeigt alle noch nicht fakturierten Aufträge mit offenem Restbetrag.

• Suche: Auftragsnummer (mit oder ohne Leerzeichen), Kunde, Objekt, Verkäufer, Status-Kommentar
• Filter: Rapporte abgeschlossen (alle Montageaufträge visiert), Abnahmeprotokoll vorhanden (SharePoint), Kalendereintrag (Dispo-Kalender), nur Webshop-Aufträge
• Montage-Spalte: automatische Einschätzung pro Auftrag (🟢 montiert, 🟠 Dispo vergangen, 🔵 geplant) aus Dispo-Kalendern und SharePoint-Dokumenten
• Schnelle Rechnungserstellung: pro Zeile Buttons Akonto, Schluss und Manuell — öffnet das Rechnungsmodal mit vorgewähltem Typ; bei Schluss/Manuell sind die Auftragspositionen als Import vorgewählt

🧾 Rechnungen im Auftrag (Tab Rechnungen)

• Auto-Buchung: Neue Rechnungen werden beim Erstellen automatisch gebucht — der manuelle Schritt «Buchen» entfällt (Button erscheint nur noch bei alten Entwürfen)
• 👁 Anzeigen: Rechnung als PDF direkt im Browser öffnen
• ⬇ PDF / 📝 Word: Rechnung herunterladen — professionelles Layout mit Firmenkopf, Positionen, MwSt, IBAN und Schweizer QR-Zahlteil
• 📧 Versenden: Rechnung per E-Mail senden (Empfänger mit Kunden-E-Mail vorbelegt, PDF mit QR-Zahlteil im Anhang). Versand-Datum und Benutzer werden auf der Rechnung gespeichert
• ✏️ Positionen: Rechnungspositionen direkt erfassen und ändern (Beschreibung, Menge, Einheit, VK/Stk) — das Rechnungstotal wird automatisch neu berechnet
• Korrekte Summen: «Fakturiert» und «Offen» werden jetzt live aus allen gebuchten Rechnungen berechnet — auch Nachtrags- und Zweitrechnungen zählen mit (wirkt sich auch auf die Kennzahlen aus)

🧮 Rechnungsmodal (Rechnung erstellen)

• Titel: vorbelegt mit der Auftragsart (z.B. «Neumontage»), überschreibbar — der Override wird auf dem Auftrag gespeichert und auf dem PDF angedruckt
• Rechnungsdatum: anzeig- und änderbar (Standard: heute)
• Zahlungsbedingung: Auswahl aus dem ERP-Stamm (PAYMTERM), Standard Net10
• Skonto: Auswahl aus dem ERP-Stamm (CASHDISC)
• Eigentümer: ist auf dem Auftrag ein Eigentümer hinterlegt, wird er auf dem Rechnungs-PDF mit Titel «Eigentümer» angedruckt
• Rechnungserstellung läuft zwingend über den ERP-Service (D365) — kein direkter SQL-Insert

📦 Aufträge

• Suche: findet die Auftragsnummer mit oder ohne Leerzeichen («26526» findet «26 526») und sucht zusätzlich über Kunde, Objekt, Objekt-Ort/-Strasse, Kundenkonto und Notizen
• Notizen & Eigentümer: werden im Auftrags-Detail angezeigt und sind im Bearbeiten-Modus änderbar
• Klassifizierung: neues Feld in der Kunden-Karte (anzeigen/ändern)
• Alternativer Rechnungsempfänger: Lookup auf den Kundenstamm; über den +-Button kann ein neuer Debitor erfasst werden — die Anlage erfolgt zwingend über den ERP-Service
• KPI-Leiste: Bei geöffnetem Auftrag zeigen die Kacheln oben die Werte dieses Auftrags (Auftragswert, Fakturiert, Offen, DB%, Bestellt) statt der Gesamtzahlen

📝 Angebote

• Arbeitsgattung: neues Dropdown im Angebots-Kopf neben der Auftragsart (Garagentore, Türen, Industrietore, Verladetechnik, Zufahrtskontrolle, Reparaturen) — speichert sofort
• E-Mail-Import: Beim «Neues Angebot erstellen» kann eine E-Mail (.msg/.eml oder direkt aus Outlook gezogen) abgelegt oder Text eingefügt werden — Kundendaten und Anfragetext werden automatisch übernommen (gleiche Funktion wie bei der Anfrage)
• ✨ Vorbelegen (aus Aktionen): Button im Angebots-Kopf — analysiert den Anfrage-/Mail-Text (auch nachträglich per E-Mail-Drop oder eingefügtem Text) und erkennt Produkttyp, Öffnungsmasse, RAL-Farbe und Antrieb. Die Masse werden auf die Aktions-Standardmasse gemappt (mit Warnung bei Sondermassen), passende Aktions-Positionen werden mit Preisen vorgeschlagen — übernommen wird erst nach Bestätigung. Erkannte Kundendaten können in leere Felder des Angebots übernommen werden
• 📅 Termin: Button im Angebots-Kopf — erstellt einen vorbelegten Outlook-Termin (Titel, Datum/Zeit, Ort = Objektadresse, Beschreibung mit Kontaktdaten) direkt im eigenen Kalender und hinterlegt automatisch eine Aktivität in der Timeline

📥 Anfragen

• 📅 Termin: gleicher Termin-Button im Status-Banner der Anfrage — Outlook-Eintrag vorbelegt erstellen, Aktivität wird automatisch hinterlegt

🔧 Montageauftrag (ohne Preise)

Im Auftrag unter Montageaufträge: Button «Montageauftrag (ohne Preise)» — erstellt ein PDF mit allen Positionen des unterschriebenen Angebots (Menge, Beschreibung, Masse, Farbe), aber ohne Preise. Inklusive Unterschrifts-Nachweis (Name, Datum, Unterschriftsbild) bzw. Hinweis auf das abgelegte Dokument. Gedacht für die Abgabe an die Monteure.

📋 Laufblatt

• Kompaktes Layout auf maximal 2 Seiten: Titel als Navy-Balken, Kunde/Objekt-Raster mit grauen Beschriftungs-Spalten und fetten Werten, Auftragsnummer gross in Orange
• Skizzen kommen immer zuletzt (zusammen mit den Produkt-Bildern als Abschluss-Block)

🏗️ Baustellenkontakte

Beim Erfassen eines neuen Kontakts wird ab dem ersten Buchstaben in den bestehenden Baustellenkontakten gesucht — Vorschläge können per Klick oder Pfeiltasten übernommen werden (füllt Name, Funktion, Telefon, Mobile, E-Mail, Notizen).

🌐 Kundenportal-Verwaltung (im Auftrag)

Im Auftrags-Detail (Übersicht, unterhalb der Baustellenkontakte) gibt es die Karte «Kundenportal» zur Verwaltung des Portal-Zugangs des Kunden:

• Zugang aktiv: Checkbox sperrt/entsperrt den Portal-Zugang des Kunden (gilt pro Kundenkonto)
• Marketing-Mail Opt-out: Kunde von Marketing-Mails (z.B. Service-Erinnerung) abmelden bzw. wieder anmelden
• E-Mail & letzter Login: zeigt, mit welcher Adresse sich der Kunde anmeldet und wann zuletzt
• 👁 Kundenansicht öffnen: öffnet das Portal genau so, wie es der Kunde sieht (1 Stunde gültiger Vorschau-Link)
• 📚 Anleitungen verwalten: Dokumente/Anleitungen pflegen, die der Kunde im Portal sieht — als Link oder Datei-Upload (PDF, Bilder, Video, Office), wahlweise nur für diesen Kunden oder global (gefiltert nach Produkttyp, z.B. «tor,sektionaltor»)

📈 Kennzahlen

• Montage-Einschätzung bei «Noch zu fakturieren»: pro Auftrag wird automatisch geprüft, ob Dispo-Kalendereinträge (Reparaturen/Neumontagen/Service), Abnahmeprotokolle, Rapporte oder Montagefotos existieren — hilft, vergessene Fakturen zu finden
• Fakturiert-Summen berücksichtigen jetzt alle gebuchten Rechnungen (siehe oben)

🛠️ Serviceverträge

Die Liste lädt deutlich schneller (Datenbankabfrage optimiert). Die Filter «Erledigt» und «Gekündigt» zeigen Verträge mit entsprechendem Status — ist die Liste leer, hat schlicht noch kein Vertrag diesen Status.

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✨ Weitere Neuerungen (Ende Juni 2026)

Diese Erweiterungen sorgen dafür, dass nichts mehr untergeht und der Erfassungs-Aufwand für Verkäufer, Planer und Backoffice sinkt.

📋 Pendenzen-Frühwarnsystem

Erkennt automatisch liegengebliebene Vorgänge in 5 Stufen: unbearbeitete Anfragen, Angebote nachzufassen, einzuplanen (freigegeben), zu bestellen, zu fakturieren.

• Live im Tool: Panel «📋 Pendenzen» in Mein Tag (Pipeline) — je Nutzer auf die eigenen Vorgänge gefiltert, Klick springt direkt zum Vorgang; Zähler-Badge an der Pipeline-Navigation. Admins können zwischen «nur meine» und allen umschalten.
• Wiedervorlage (💤): Vorgang mit Grund «ausblenden bis Datum» wegdrücken — verschwindet bis dahin aus Liste und Mails.
• Tägliche Pendenzliste pro Verkäufer (E-Mail, morgens) und ein Sofort-Hinweis, sobald ein Vorgang neu in eine Stufe eintritt. Nicht zugewiesene Vorgänge + Eskalationen (zu lange offen) gehen an die Leitung. (Versand wird durch die Administration aktiviert.)

🧾 Fakturierung — Ausbau & intelligente Vorschläge

• Volle Breite + neue Kennzahlen je Auftrag: Verkauft, Fakturiert (= versendete Rechnungen), Offen z. fakt. (verkauft − fakturiert), Unbezahlt (offene Debitoren) und Alter (Tage seit Auftrag, farblich).
• «Fakturiert» = versendet: nur Rechnungen mit Versanddatum zählen als fakturiert; erstellte, aber noch nicht versendete erscheinen als «in Erstellung».
• Schnellfilter: nach Status (zu fakturieren / unbezahlt / überfällig) und nach Auftragsart; dazu eine Auswertung pro Auftragsart (Anzahl, Verkauft, Fakturiert, Offen, Unbezahlt).
• ✨ Rechnungsvorschlag: pro Zeile wird der sinnvolle Rechnungstyp hervorgehoben (Schlussrechnung, wenn alle Rapporte visiert sind; sonst Akonto) — ein Klick, Auftragspositionen sind bereits importiert, man ergänzt nur noch allfällige Zusatzaufwände.

🧮 Akonto-Regel (automatische Vorbelegung)

Pro Auftragsart und/oder Betragsschwelle kann eine Standard-Akontoregel hinterlegt werden. Bei der Auftragsbestätigung wird das Akonto dann automatisch vorbelegt — so wird die Akontorechnung «falls gewünscht» ohne Mehraufwand ausgelöst. (Regeln werden durch die Administration konfiguriert.)

🧭 Auftrag — geführte «Nächste Schritte»

In der Auftrags-Übersicht zeigt eine Checkliste, was bis zur Übergabe an den Planer noch zu tun ist: Positionen → (Neumontage) Bestellung → Akonto (optional) → Zur Planung freigeben → Montage geplant → Fakturiert — mit Ein-Klick-Aktionen. Erst nach «Freigeben» erscheint der Auftrag beim Planer.

📅 Planer-Cockpit

Panel in Mein Tag: alle freigegebenen, noch nicht eingeplanten Aufträge mit allem, was der Planer braucht — Adresse, Material-/Bestellstatus (Hörmann-Liefertermin KW bzw. «Material offen»), geschätzter Aufwand (Stunden/Mitarbeiter) und ein Terminvorschlag (frühestens, wenn das Material da ist).

📦 Aus Massaufnahme: Positionen automatisch erzeugen

Im Angebots-Editor (Tab Massaufnahme) erzeugt der Button «Aus Massaufnahme übernehmen» aus den gemessenen Elementen automatisch Angebotspositionen: pro Element wird die passende Hörmann-Vorlage mit der gemessenen Breite/Höhe und Farbe eingesetzt. Hinweise erscheinen bei Sondermassen. Der Verkäufer muss nur noch Preise/Artikel kontrollieren statt alles manuell zu erfassen.

🔧 Hörmann-Auftragsbestätigungen importieren

• Automatisch: die App liest die Auftragsbestätigungs-Mails von Hörmann aus den Verkäufer-Postfächern, legt die Bestellung an bzw. ergänzt sie (Auftragsnummer, Betrag, Liefertermin) und legt das PDF auf SharePoint ab — ohne Doppel-Einträge und erst ab Aktivierungsdatum.
• Auf Knopfdruck: im Auftrag unter Bestellungen sucht der Button «📥 AB aus Postfach importieren» gezielt die Auftragsbestätigung zu dieser Bestellnummer und übernimmt die Felder sofort.

📊 Pipeline-Übersicht & Rapport

• Gesamtübersicht: nicht zugewiesene neue Anfragen bleiben immer sichtbar und sind farblich markiert (gelb, wie im Board) — auch wenn nach Verkäufer gefiltert ist.
• Rapport-Deeplink: im Auftrag (Register Rapport) öffnet «🔗 Im Rapport-Tool öffnen» den Auftrag direkt im Rapport-Tool (Checkliste, Rapport, Abnahme).

15. Tipps & Tricks

Tastenkürzel

Kürzel	Aktion
Ctrl + N	Neue Anfrage erstellen (aus jedem Bereich)
/	Globales Suchfeld fokussieren
Esc	Aktuellen Dialog oder Modal schliessen
Ctrl + S	Aktuellen Datensatz speichern (im Bearbeiten-Modus)
Ctrl + P	Bericht oder Angebot drucken

FAB-Button effektiv nutzen

Der orangefarbene Floating Action Button (FAB) unten rechts ist Ihr schnellster Weg zur Dateneingabe. Neben den drei Erstell-Optionen (Anfrage, Offerte, Auftrag) zeigt er auch die «Zuletzt bearbeitet»-Liste. So können Sie mit einem Klick zu einem kürzlich bearbeiteten Vorgang zurückkehren, ohne suchen zu müssen.

Doubletten vermeiden

Follow-Up konsequent nutzen

Setzen Sie nach jedem Kundenkontakt ein neues Follow-Up-Datum. Die Quick-Follow-Up-Buttons (+3T, +7T, +14T, +30T) machen dies in Sekundenschnelle möglich. Ein Angebot ohne Follow-Up-Datum gerät schnell in Vergessenheit und wird als «Kein Kontakt» markiert.

Aktivitäten loggen

Erfassen Sie jeden Kundenkontakt als Aktivität (Anruf, Besuch, E-Mail, Notiz). Dies hat mehrere Vorteile:

• Sie behalten den Überblick über die gesamte Kommunikationshistorie.
• Kollegen können bei Abwesenheit nahtlos übernehmen.
• Sie sammeln Gamification-Punkte und steigen im Leaderboard auf.
• Die Daten fliessen in die Kennzahlen und verbessern die Analyse.

Kanban-Board optimal nutzen

Arbeiten Sie sich jeden Morgen durch Ihr «Mein Tag»-Dashboard. Beginnen Sie mit den überfälligen Angeboten und arbeiten Sie sich zu den Hochwert-Angeboten vor. Nutzen Sie die Filter-Chips, um sich auf einen Bereich zu fokussieren, statt alle Karten gleichzeitig zu sehen.

Schnelle Suche nutzen

Das globale Suchfeld (erreichbar über /) durchsucht Kunden, Aufträge und Angebote gleichzeitig. Tippen Sie einfach drei Zeichen ein, und die Ergebnisse erscheinen sofort. So finden Sie jedes Element in der App innerhalb von Sekunden.

16. FAQ — Häufige Fragen

13. Schnellrechnung

Überblick

Die Schnellrechnung ermöglicht die sofortige Erstellung einer professionellen Rechnung — direkt aus der App heraus, ohne einen bestehenden Auftrag zu benötigen. Sie eignet sich für Bar-, TWINT-, Karten- und Rechnungszahlungen sowie für Laufkunden ohne Debitorenkonto.

Öffnen der Schnellrechnung

Klicken Sie oben rechts auf den Neu-Button und wählen Sie ⚡ Schnellrechnung (unterhalb der Trennlinie). Der Dialog öffnet sich als modales Overlay.

Kundenangaben

Positionen erfassen

Feld	Beschreibung
Beschreibung	Freitext oder Artikelsuche aus TCDINVENTTABLE / INVENTTABLE — tippen Sie Artikelnummer oder -name
Menge	Beliebige Dezimalzahl (z.B. 2.5)
Einheit	Wird automatisch aus dem Artikel übernommen (z.B. Stk, m², h)
Preis CHF	Einzelpreis exkl. MwSt — wird bei Artikelauswahl vorbelegt
Rabatt %	Prozentualer Rabatt auf den Einzelpreis

Artikelsuche

Sobald Sie mindestens 2 Zeichen eingeben, durchsucht die App automatisch beide Artikeltabellen:

• TCDINVENTTABLE — TECDOOR-eigene Artikel mit Produktbildern
• INVENTTABLE — Standard D365 Artikelstamm

Das Dropdown zeigt je Artikel: Bild-Thumbnail (📦 wenn kein Bild), Artikelnummer & Gruppe, Bezeichnung und Verkaufspreis. Nach der Auswahl erscheint ein blauer Badge mit der Artikelnummer über dem Beschreibungsfeld. Mit dem ✕ im Badge kann die Artikelverknüpfung aufgehoben werden, ohne den Freitext zu löschen.

Zahlungsart

Wählen Sie eine der vier Zahlungsarten per Klick:

Zahlungsart	Besonderheit
💵 Bar	Keine QR-Rechnung — direkt bezahlt
📱 TWINT	Keine QR-Rechnung — direkt bezahlt
💳 Karte	Keine QR-Rechnung — direkt bezahlt
📄 Rechnung	Schweizer QR-Rechnung (SIX-Standard) wird generiert und auf der Rechnung angedruckt

Rechnung erstellen

Klicken Sie auf Erstellen → und wählen Sie die gewünschte Aktion:

• Drucken — Öffnet die Rechnung im Browser-Druckdialog
• PDF herunterladen — Lädt die fertige Rechnung als PDF-Datei herunter
• Per E-Mail senden — Öffnet ein E-Mail-Formular; das PDF wird automatisch als Anhang beigefügt

Rechnungsdesign

Das PDF entspricht dem Design der Vorauskassen-Rechnung: TECDOOR-Logo, orangene Trennlinie, blauer Tabellen-Header, Totals-Block. Bei Zahlungsart «Rechnung» ist ein vollständiger Schweizer QR-Zahlteil angedruckt (IBAN, QR-Referenz, Empfänger- und Debitoradresse).