TECDOOR · Reparaturen sicher planen

Start: Pipeline → Aufträge beziehungsweise Einsatzplanung → Auftragsliste.

1. Auftragsnummer aus Mail oder Kalender übernehmen. Alternativ Kundenname und Objektadresse notieren. Nicht nur den Rechnungskunden vergleichen: ein Kunde kann mehrere Objekte haben.
2. In der Einsatzplanung oben Reparatur wählen. In der linken Suche Auftragsnummer oder Kunde eingeben. Wenn nichts gefunden wird: Verkäufer, Jahr, Status und Verkäufer-Freigabe prüfen. Ältere oder nicht freigegebene Aufträge können ausgeblendet sein.
3. Die Kundenkarte öffnen und Auftragsnummer, Adresse und Auftragsart vergleichen. Bei mehreren Treffern die Fehlerbeschreibung und Historie lesen.
4. In der Pipeline über Aufträge ebenfalls suchen. Existiert ein passender offener Auftrag, diesen verwenden. Ist nur ein älterer abgeschlossener Vorgang vorhanden, für den neuen Auftrag auf dessen Historie Bezug nehmen.

Ergebnis: Ein eindeutig bestimmter Vorgang; seine Nummer wird für alle weiteren Schritte verwendet.

Start: Pipeline → Neu → Neuer Auftrag; alternativ Planung → Menu → + Neuer Auftrag.

1. Vor dem Öffnen nach bestehendem Kunde/Objekt suchen. Im Wizard Firma oder Privatperson richtig wählen. Bei Bestandskunden den Suchtreffer auswählen, nicht nur den Namen abtippen.
2. Kundenadresse, Telefon und E-Mail prüfen. Bei Firma den Ansprechpartner auswählen oder strukturiert anlegen. Vorname, Nachname, Telefon und E-Mail gehören zur tatsächlichen Person.
3. Objekt auswählen beziehungsweise Arbeitsadresse erfassen. Kunden- und Objektadresse nur dann kopieren, wenn sie tatsächlich gleich sind. Kontakt vor Ort und Rechnungsempfänger getrennt prüfen.
4. Auftragsart Reparatur wählen. Fehlerbild konkret beschreiben: was passiert, welches Produkt, seit wann, Zugang und Dringlichkeit. Beispiel: Tor bleibt offen, Fehler F02, Zufahrt Tiefgarage, Hauswart öffnet.
5. Verkäuferzuordnung vor Abschluss prüfen. Bei mir behalten lässt den Vorgang beim Erfasser; Monteurzuweisung erfolgt separat. Warnungen über kürzlich erfasste Vorgänge prüfen.
6. Auftrag erstellen. Zurückgegebene Nummer notieren und den Auftrag erneut öffnen. Adressen, Kontakt und Auftragsart nochmals lesen. Bei einer Teilfehlermeldung zuerst suchen, ob der Auftrag bereits erstellt wurde.

Ergebnis: Der Auftrag ist nach erneutem Öffnen mit korrektem Kunde, Objekt und Kontakt sichtbar.

Start: Einsatzplanung → Kundenkarte → Auftragsdetails → Monteure & Rapportvorbereitung.

1. Im Bereich Einsätze, Restarbeiten & Abrechnung prüfen, ob bereits Rapporte existieren. Eine Anzeige wie Rapport SO-… im Kopf allein ist noch kein Nachweis eines gespeicherten Rapports: auch die Anzahl und den Öffnen-Button prüfen.
2. Bereits disponierten Monteur mit der Zuweisung vergleichen. Nur benötigte Mitarbeiter markieren. Die Oberfläche erklärt ausdrücklich: eine Zuweisung erzeugt keinen Kalendereintrag.
3. Vorhandenen Rapport öffnen. Nur bei tatsächlich fehlendem Rapport Rapport anlegen & öffnen benutzen. Die Aktion erstellt einen Arbeitsnachweis, noch keine erledigte Arbeit.
4. Anlagen & Checklisten öffnen. Richtige Anlage, Typenschild, Seriennummer, Produkt und passende Checkliste prüfen. Auftragstext um Zugang, Fehlerbild und Material ergänzen.
5. Rapport-Rückweg festlegen: elektronisch über Rapport-App oder Papier mit Nacherfassung. Nach Speichern beziehungsweise automatischer Speicherung die Serverbestätigung abwarten und den Vorgang erneut prüfen.

Ergebnis: Rapportnummer, Auftrag und Monteur stimmen; Arbeitsumfang und Anlage sind für den Monteur verständlich.

Start: Auftragsdetails → + Folgeeinsatz / Restarbeiten.

1. Erst prüfen, ob ein Folgerapport bereits angelegt wurde. Den offenen Auftrag und alle bisherigen Besuche lesen.
2. Was ist bei diesem Einsatz zu tun? konkret füllen. Beispiel: Antrieb ersetzen, Endlagen einstellen, Funktion und Sicherheit prüfen. Material muss noch bestellt / geliefert werden markieren, wenn der Eingang offen ist.
3. Folgerapport anlegen und vorbereiten benutzen. Die Oberfläche erklärt, dass alte Rapporte erhalten bleiben und Zeiten/Material nicht nochmals kopiert werden.
4. Neuen Rapport prüfen, Monteure zuweisen und Termin planen. Materialmarkierung und Rapportanlage allein reservieren keinen vollständigen Kalendereinsatz.
5. Nach Abschluss beide Rapporte und vorhandene Rechnungen vergleichen. Nur neue, tatsächlich erbrachte Leistungen ergänzen.

Ergebnis: Ein eigener Folgerapport, ein geprüfter Termin und nachvollziehbare Restarbeit.

Start: Pipeline → bestehender Auftrag → Rechnungen.

1. Vorhandene Rechnungen, Akontos und bereits verrechnete Rapporte prüfen. Richtige Rechnungsart für die vereinbarte Abrechnung wählen.
2. Rapporte auswählen; bei Mehrfachauswahl am Desktop Ctrl nutzen. Gewählte Rapporte übernehmen. Auftrag, Besuche, Zeiten und Material einzeln vergleichen.
3. Mit dem angenommenen Angebot abgleichen: feste Preise, Regie, Teile und Zusatzleistungen. Keine automatische Rapportübernahme ungeprüft als endgültigen Preis übernehmen.
4. Zonenplan öffnen und Objekt-PLZ suchen. Zone und Betrag lesen. Bei fehlender Objekt-PLZ erst Adresse ergänzen; falls die App Kunden-PLZ verwendet, diese Herkunft kontrollieren.
5. Fahrtposition auf bereits enthaltene Pauschalen prüfen. Mehrere Anfahrten nur gemäss Vereinbarung verrechnen. Eine Preiszeile im Zonenplan ist keine pauschale Zusage für jeden Auftrag.
6. PDF-Vorschau öffnen: Rechnungsempfänger, Positionen, MWST, Summe und Zahlungsangaben kontrollieren. Erst danach bewusst per Mail/Post versenden und an das D365-Backoffice zur Buchung übergeben. Versandnachweis und Rechnungsnummer prüfen.

Ergebnis: Eine fachlich kontrollierte Rechnung mit korrekter Fahrt und nachvollziehbarem Versand.

Start: Auftrag öffnen → Rechnungen → + Rechnung erstellen.

1. Zuerst die bestehende Rechnungsliste lesen. Auftragswert, fakturiert und Restbetrag sind andere Werte als bezahlt und offen bei bestehenden Rechnungen. Keine Rechnungen vorhanden bedeutet nur, dass hier keine Rechnung angezeigt wird.
2. Rechnungstyp bewusst auswählen: Manuelle Rechnung, Akontorechnung oder Schlussrechnung. Titel und Rechnungsdatum prüfen. Im Live-Beispiel ist Neumontage vorbelegt, weil der betrachtete Auftrag eine Neumontage ist; bei Ihrer Reparatur muss der Titel fachlich passen.
3. Bei Rapportabrechnung die betreffenden Rapporte im Auswahlfeld markieren. Mehrere Einsätze mit Strg/Klick auswählen. Danach + Gewählte Rapporte verwenden. Der Hilfetext nennt Material aus dem Rapport, Preise aus dem Artikelstamm und Fahrt nach PLZ. Zeiten, Material und Fahrt anschliessend vollständig kontrollieren.
4. Alternativ + Auftragspositionen oder Rapport-PDF verwenden. Quellen sind kombinierbar: dieselbe Leistung darf dabei nicht doppelt übernommen werden. + Leere Position ergänzt eine eigene Zeile; + Mehraufwand Std. und + Mehraufwand Material erfassen Zusatzleistungen.
5. Menge und Preis jeder Zeile prüfen. Rabatt erscheint als Abzugsposition vor MWST und Total. Zahlungsart, Zahlungsbedingung und Skonto kontrollieren. Achtung: Ohne Positionen kann eine Schlussrechnung den offenen Betrag als eine einzige Zeile verwenden.
6. Erstellen erst nach dieser Prüfung auslösen. Die Speicherung einer neuen Rechnung wurde hier nicht ausgeführt. Anschliessende Buchungs- und Versandaktionen sind deshalb weiterhin nicht als vollständige Live-Bildfolge dokumentiert.

Ergebnis: Die gewählte Rechnungsart und alle Quellen sind nachvollziehbar; keine Leistung wird doppelt abgerechnet.

Start: Geprüfte Rechnung im Auftrag → Rechnungen.

1. Anzeigen öffnet die Rechnung im Browser; PDF lädt sie herunter. Beide Aktionen sind noch kein Versandnachweis. Rechnungsempfänger, Positionen und QR-Zahlteil fachlich kontrollieren.
2. Versenden öffnet die E-Mail-Vorbereitung mit Rechnungs-PDF. Empfänger, Betreff, Nachricht und Beilagen prüfen. Die Vorbereitung wurde live bis zum Senden-Button geprüft und mit Abbrechen beendet; es wurde keine Kundenrechnung verschickt.
3. Bei Versand per Post die PDF drucken. Nach dem tatsächlichen Versand in der Rechnung Versendet am und Versendet durch pflegen. Der Live-Hilfetext nennt ausdrücklich den Postversand. Nicht bereits beim Herunterladen als versandt markieren. Nach Mailversand ebenfalls beide Felder prüfen.
4. Die Buchung erfolgt im D365-Backoffice. Im geprüften Anwendungscode ist die Buchungsfunktion ausdrücklich nicht über die Oberfläche aufrufbar. Deshalb gibt es hier keinen verlässlich dokumentierten Buchen-Knopf.
5. Der Fakturierung Auftragsnummer, Rechnungsnummer und Versandnachweis übergeben. Sie prüft und bucht im Backoffice. Danach Buchungsstatus in der Pipeline kontrollieren. Gebuchte Positionen sind gesperrt; fachliche Fehler über den vorgesehenen Korrekturprozess klären.

Ergebnis: Versandnachweis vorhanden und Buchung im Backoffice geprüft.

Start: Auftrag → Rechnungen → bei der richtigen Rechnung 📧 Versenden.

1. Die Rechnungsnummer im Formularkopf mit dem gewünschten Beleg vergleichen. An ist ein Pflichtfeld. Auch eine vorbelegte Adresse fachlich prüfen: Rechnungsempfänger kann von Auftraggeber, Hauswart und Objektkontakt abweichen. CC nur für ausdrücklich vorgesehene Empfänger verwenden.
2. Betreff und Nachricht lesen. Rechnungsnummer, Anrede und Bezug zum Einsatz ergänzen, falls nötig. Der Hinweis Offen und PDF mit Bank-QR erklärt den vorgesehenen Zahlteil; er ersetzt nicht die Prüfung der tatsächlichen Rechnung.
3. Rechnung vor Versand ansehen / drucken öffnen. Rechnungsdatum, Empfänger, Leistungen, Mengen, Preise, Fahrt, MWST und Total prüfen. Ein Entwurf mit einem offensichtlich falschen Datum darf nicht ungeprüft versandt werden.
4. Weitere Dokumente mitsenden zeigt die verfügbaren Beilagen. Nur passende Unterlagen aktivieren. Dateien mit ungültig, alte Rechnungen, interne E-Mails oder nicht zugeordnete Rapporte sind keine automatisch geeigneten Kundenbeilagen. Datum und Inhalt jeder gewählten Datei prüfen.
5. Bei neuen Beilagen zuerst die passende Ablage wählen: Rapport ablegen, Checkliste ablegen oder Rechnungsbeilage. + Hinzufügen ist für neue Dokumente vorgesehen. Nach Auswahl prüfen, ob die gewünschte Datei im Dialog erscheint.
6. Zum Dialogende scrollen. Senden löst den tatsächlichen Versand aus; Abbrechen beendet die Vorbereitung. Nach Ihrem echten Versand Erfolgsmeldung und Versanddatum/Versender kontrollieren. Bei Fehlermeldung zuerst den Versandstatus prüfen, bevor Sie nochmals senden.

Ergebnis: Richtiger Empfänger, geprüfter Beleg und bewusst ausgewählte Beilagen; nach echtem Versand ein nachvollziehbarer Versandstatus.

Start: Linkes Menü → Fakturierung → Offene Fakturierung.

1. Für Reparaturen den Bereich Reparatur / Service nach Aufwand wählen. Service (Vertrag) ist ein eigener Bereich. Suche und Verkäuferfilter bewusst einstellen; Datum von/bis bezieht sich auf das Auftragsdatum.
2. Offen zu fakturieren, Unbezahlt und Bereits fakturiert unterscheiden. Offen zu fakturieren betrifft Leistungen, Unbezahlt bereits berechnete Beträge. Nicht allein aus einer Summe auf einen versandten oder gebuchten Beleg schliessen.
3. Weitere Filter und Anzeigeoptionen bei Bedarf öffnen. Die Ampeln Nur abrechenbar, Rapport fehlt / offen, Noch geplant und Kein Signal helfen beim Eingrenzen. Kein Signal bedeutet fehlenden Statusnachweis und nicht automatisch erledigte Arbeit.
4. Die Oberfläche nennt für Statussignale die angezeigte Seite. Deshalb eine Seitenliste nicht als vollständige Prüfung des ganzen Bestands behandeln. Auftragsnummer öffnen und Rapporte, Termine sowie bestehende Rechnungen einzeln prüfen.
5. Einsatz gefahren — kein visierter Rapport, nichts fakturiert und Monteur-Kalendereinträge ohne zuordenbaren Auftrag sind zusätzliche Kontrollbereiche. Diese Fälle einzeln klären. Ein vergangener Kalendertermin beweist keine abgeschlossene Reparatur.
6. Papierrapport ohne Auftrag ist ein eigener Einstieg für einen Papiernachweis ohne Vorgang. Bei einem elektronischen Monteurrapport zuerst Szenario 8 anwenden und dessen bestehende Zuordnung prüfen.

Ergebnis: Der richtige Reparaturbestand ist gewählt und jeder abzurechnende Vorgang fachlich geprüft.

Start: Einsatzplanung → Menu → Einstellungen → Outlook-Termine in Einsatzplanung importieren.

1. Zwei Funktionen unterscheiden: Exchange Kalender-Sync übernimmt Kommunikation in die Historie. Outlook-Termine in Einsatzplanung importieren erzeugt dagegen Planungseinträge aus den Dispo-Kalendern. Keiner dieser Vorgänge ist bereits ein ausgefüllter Rapport.
2. Bestehenden Betreff lesen. Das dokumentierte Erkennungsformat lautet: [Fix ]DD.MM.YY (Kürzel) Auftragsnr[: Beschreibung]. Datum, Kürzel und echte Auftragsnummer mit dem Auftrag vergleichen. Alte Service- oder Objektnummern nicht ungeprüft als neue Auftragsnummer behandeln.
3. Vorschau öffnen. Events verarbeitet und Würde erstellen lesen. Zusätzlich Duplikate übersprungen, Aufträge nicht gefunden und Mitarbeiter nicht aufgelöst kontrollieren. Details anzeigen beziehungsweise Fehler anzeigen öffnen, falls vorhanden.
4. Unaufgelöste Aufträge und Kürzel vor Import klären. Jetzt importieren ist eine schreibende Aktion und erstellt Planungseinträge. Der Bereich weist auf automatische Synchronisation beim Start und alle fünf Minuten hin; deshalb auch bereits vorhandene Einträge prüfen.
5. Nach Import den richtigen Auftrag und Tag öffnen. Monteur, Datum, Zeit und Fix-Status kontrollieren. Den persönlichen Monteurkalender separat vergleichen: ein importierter Dispo-Eintrag beweist nicht, dass dort eine passende Kopie liegt.
6. Originalhistorie erhalten und Rapport separat vorbereiten. Bei fehlender Auftragsnummer oder unaufgelöstem Kürzel nicht blind erneut planen. Erst den bestehenden Kalendertermin und die richtige Auftragsakte abgleichen.

Ergebnis: Die Zuordnung ist im Auftrag und Kalender geprüft; Rapport und Historie bleiben getrennt nachvollziehbar.

Start: Einstellungen → Outlook-Termine in Einsatzplanung importieren → Vorschau.

1. Warten, bis Synchronisiere verschwindet und beide Buttons wieder verfügbar sind. Solange die Prüfung läuft, nicht ein zweites Mal klicken.
2. Live-Ergebnis dieser Prüfung: 427 Events verarbeitet, 0 würde erstellen, 19 Duplikate übersprungen, 75 Aufträge nicht gefunden und 80 Mitarbeiter nicht aufgelöst. Das sind aktuelle Prüfzahlen, keine erwarteten Sollwerte für Ihren späteren Lauf.
3. 0 würde erstellen bedeutet nur, dass dieser Lauf keine neuen Planungseinträge vorschlägt. Wegen der nicht aufgelösten Zuordnungen ist daraus keine vollständige Übernahme aller Termine abzuleiten.
4. Details anzeigen (100) öffnen und die betroffenen Termine einzeln abgleichen: Betreff, Datum, Kürzel und Auftrag. Die Kategorien nicht summieren; ein Termin kann mehrere Probleme haben. Die 100 Details sind keine Garantie einer vollständigen Liste aller geprüften Events.
5. Bei Auftrag nicht gefunden die tatsächliche Auftragsnummer in der Pipeline suchen. Bei Mitarbeiter nicht aufgelöst das Kürzel mit dem vorgesehenen Monteur klären. Eine Service-/Objektnummer aus der alten Historie darf nicht durch Vermutung zu einem Auftrag werden.
6. Erst bei eindeutiger Zuordnung weiterarbeiten. Existiert der Einsatz bereits, diesen öffnen und Rapport prüfen. Fehlt ein echter Auftrag, Szenario 1 oder 5 anwenden. Keinen zweiten Termin anlegen, nur weil ein Importzähler 0 anzeigt.

Ergebnis: Jeder für Ihren Arbeitstag relevante Alttermin ist zugeordnet oder als konkrete Rückfrage dokumentiert.

Start: Outlook-Vorschau → Details anzeigen → relevanten Originaltermin vergleichen.

1. Akteneintrag übersprungen ist nicht gleichbedeutend mit verlorener Reparatur. Die Dispo-Akte kann als Historie geführt sein. Prüfen Sie die passende Kopie im Monteurkalender und den Planungseintrag, bevor Sie etwas zusätzlich erstellen.
2. Kein MA bedeutet, dass im betrachteten Betreff kein zuordenbarer Mitarbeiter gefunden wurde. Bei ABWARTEN Angebot kann ein fehlender Monteur fachlich richtig sein: Der Kunde hat noch nicht freigegeben. Solche Einträge nicht allein zur Verbesserung der Importzahlen terminieren.
3. STORNO oder ERLEDIGT im Betreff sind Gründe, den ursprünglichen Vorgang sorgfältig zu prüfen. Den tatsächlichen Auftrags- und Leistungsstatus lesen. Eine alte Notiz nicht als neuen Reparatureinsatz übernehmen.
4. Auftrag nicht gefunden kann eine alte Vertrags-/Objektnummer, eine falsche Nummer oder eine fehlende Zuordnung bedeuten. Mit Kunde, Objekt und Nummer in der Pipeline suchen. Nicht aus dem Betreff eine neue Auftragsnummer erfinden.
5. Nur für den konkreten kommenden Einsatz entscheiden: richtiger Auftrag, tatsächlicher Termin, Monteur und Rapport vorhanden? Bestehende Historie erhalten. Offene Unklarheiten mit dem zuständigen Planer klären und dokumentieren.

Ergebnis: Der konkrete Einsatz ist vollständig zugeordnet; wartende Angebote und historische Akten werden nicht als zusätzliche Termine geplant.

Start: Gewünschten Tag und jeden Monteur im Kalender prüfen.

1. Je echtem Reparatureinsatz eine Kontrollzeile mit Datum, Monteur, Objekt und Auftrag anlegen. Abwesenheiten und reine interne Termine nicht als fehlenden Reparaturrapport behandeln.
2. Erstellt: Rapportnummer vorhanden und Rapport lässt sich öffnen. Ein Planungseintrag oder eine vorgeschlagene Rapportnummer allein reicht nicht.
3. Ausgefüllt: Rapport öffnen und tatsächliche Zeiten, Arbeitsbeschreibung und Material prüfen. Bei Offline-Erfassung Synchronisation bestätigen lassen. Ein leerer vorbereiteter Rapport ist noch kein Leistungsnachweis.
4. Visiert und kontrolliert unterscheiden: Kundenvisum nachweisen; fachliche Kontrolle durch den Planer zusätzlich mit Namen und Datum im Kontrollblatt festhalten. Visiert am ist nicht automatisch der Zeitpunkt Ihrer Kontrolle.
5. Fehlende Rapporte prüfen für verknüpfte Reparaturaufträge nutzen; zusätzlich reine Outlook-Termine ohne Auftrag manuell abgleichen. Bei Nacharbeit eigenen Folgeeinsatz und Folgerapport dokumentieren.
6. Am Tagesende offene Rückfragen, fehlende Synchronisation, Material und Abrechnungsbereitschaft festhalten. Die drei Zustände werden in den geprüften Ansichten nicht als vollständig getrennte Tagesauswertung belegt.

Ergebnis: Jeder echte Einsatz hat einen prüfbaren Rapport oder eine konkrete offene Klärung.