Einsatzplanung — Benutzerhandbuch

1.1 Login

Beim Aufrufen der Anwendung erscheint die Login-Seite. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.

Erstanmeldung

Bei der ersten Anmeldung wird das eingegebene Passwort automatisch als sicherer BCrypt-Hash gespeichert. Merken Sie sich Ihr Passwort gut.

Passwort vergessen?

Wenden Sie sich an Ihren Administrator. Dieser kann Ihr Passwort ueber Einstellungen → Benutzerverwaltung zuruecksetzen. Beim naechsten Login koennen Sie ein neues Passwort setzen.

1.2 Abmelden

Klicken Sie oben rechts auf Abmelden, um die Sitzung sicher zu beenden. Dies ist besonders wichtig an geteilten Arbeitsstationen.

1.3 Passwort aendern

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Benutzernamen.
2. Waehlen Sie Passwort aendern.
3. Geben Sie Ihr aktuelles Passwort ein.
4. Geben Sie das neue Passwort ein (mind. 6 Zeichen).
5. Klicken Sie Speichern.

2.1 Hauptbereiche

Die Anwendung besteht aus drei Hauptbereichen, die ueber die Tabs in der oberen Navigationsleiste erreichbar sind:

2.2 Kopfzeile

In der oberen Leiste finden Sie folgende Aktionen:

Jeder Auftrag hat einen Typ, der durch eine Farbe gekennzeichnet ist. Die Farben sind konsistent in der gesamten Anwendung (Auftragsliste, Kalender, Karte).

Jeder Auftrag durchlaeuft verschiedene Phasen. Der aktuelle Status wird im Lifecycle-Dashboard oben in der Auftragsliste angezeigt.

Nacharbeit-Banner & Erneut einplanen

Auftraege mit Status Nacharbeit! (Einsatz durchgefuehrt, Arbeit aber nicht abgeschlossen) zeigen direkt auf der Auftragskarte einen roten Banner:

Klicken Sie ⚡ Erneut einplanen — das Schnell-Einplanen-Popover oeffnet sich direkt mit Datum, Mitarbeiter und Startzeit. So geht kein unfertiger Auftrag vergessen.

5.1 Aufbau

Die Auftragsliste befindet sich in der linken Spalte und zeigt alle verfuegbaren Auftraege als Karten an. Jede Karte zeigt:

• Farbstreifen links — Auftragstyp (siehe Farbschema)
• Auftragsnummer — z.B. «26 106» oder «A12889»
• Kundenname — Name des Auftraggebers
• Adresse — PLZ und Ort des Einsatzortes
• Dauer-Badge (oben rechts) — Geschaetzte Einsatzdauer in Minuten
• Ueberfaellig-Badge (rot) — Erscheint wenn der Auftrag ueberfaellig ist

5.2 Typ-Tabs

Ueber der Auftragsliste befinden sich Tabs zum Filtern nach Auftragstyp:

6.1 Suchfeld

Das Suchfeld ueber der Auftragsliste filtert in Echtzeit nach:

• Kundenname
• Strasse, PLZ, Ort
• Auftragsnummer
• Objektbezeichnung

Die Suche filtert ab dem ersten Zeichen. Durchsucht werden zusaetzlich Produkt, Problembeschreibung (TODO), Objekt, Kundenkonto, Region und Verkaeufername.

6.2 Status-Filter

6.3 Verkaeufer-Filter

Ueber der Auftragsliste finden Sie das Dropdown Alle Verkaeufer. Damit zeigen Sie nur Auftraege eines bestimmten Verkaeufers an — ideal, um schnell die Auftraege eines Kollegen zu finden oder Rueckfragen gezielt zuzuordnen.

• Die Liste fuellt sich automatisch aus allen geladenen Auftraegen (alphabetisch, ohne Doppelte).
• Der Verkaeufer stammt aus dem Verkaufsauftrag in D365 (verantwortlicher Verkaeufer).
• Waehlen Sie Alle Verkaeufer, um den Filter wieder aufzuheben.

6.4 Neumontage-Filter (Freigabe, Bestellung, Jahr)

Im Neumontage-Tab (teils auch im Tab «Alle») stehen drei zusaetzliche Filter zur Verfuegung, damit die Liste uebersichtlich bleibt:

🕑 Freigabe

📦 Bestellung (Hoermann)

Auftraege mit Bestellung tragen ein gruenes Badge: 📦 KW 34 (Liefer-Kalenderwoche) bzw. 📦 bestellt, wenn noch kein Liefertermin hinterlegt ist. Die Liste ist nach Liefertermin sortiert (frueheste Kalenderwoche zuerst; ein gesetztes Lieferdatum hat Vorrang vor der Wochenangabe).

📅 Jahr

Dieses Jahr (Standard) blendet alte Auftraege aus — es erscheinen nur Auftraege ab dem laufenden Jahr. Alle Jahre zeigt auch aeltere. (Gilt fuer Reparatur, Neumontage und Serv. n. Aufw.)

6.5 Kalender-Filter

Ueber dem Kalender befinden sich zusaetzliche Filter:

Die Wochenansicht ist die Standard-Kalenderansicht. Sie zeigt 5 Tage (Montag bis Freitag) nebeneinander.

Navigation

• ◄ / ► — Zur vorherigen/naechsten Woche wechseln
• Heute — Zur aktuellen Woche springen
• Drucken — Wochenplan drucken oder als PDF speichern

Auftragskarten im Kalender

Jede Karte zeigt: Auftragsnummer, Kundenname, Mitarbeiterkuerzel und ggf. «FIX» bei bestaetigten Terminen. Die Farbe entspricht dem Auftragstyp.

Kapazitaetsbalken

Am unteren Rand jeder Tagesspalte zeigt ein farbiger Balken die Auslastung des Tages an:

Die Tagesansicht zeigt einen einzelnen Tag als Stundenraster mit einer Spalte pro Mitarbeiter.

Vorteile der Tagesansicht:

• Sehen Sie genau, wann jeder Mitarbeiter beschaeftigt ist
• Erkennen Sie Luecken und Ueberschneidungen
• TimeTac-Status wird als Punkt neben dem Mitarbeiternamen angezeigt (gruen = eingecheckt)
• Auftraege zwischen Mitarbeitern verschieben per Drag & Drop direkt in der Tagesansicht

Subunternehmer-Spalten

Subunternehmer erscheinen wie regulaere Mitarbeiter in eigenen Spalten, sind aber visuell gekennzeichnet:

• Gestrichelter Rand am Spalten-Header
• Oranges SUB Badge neben dem Namen
• Eigene Farbe (in den Einstellungen konfigurierbar)

Konflikterkennung

Beim Ziehen eines Auftrags auf einen Mitarbeiter zeigt die Tagesansicht eine visuelle Warnung: Der Hintergrund wird rot, wenn der Zeitslot bereits belegt ist (Zeitkonflikt), oder blau wenn der Slot frei ist.

9.1 Auftrag einplanen

1. Suchen Sie den gewuenschten Auftrag in der Auftragsliste (links).
2. Greifen Sie die Auftragskarte mit der Maus (Linksklick gehalten).
3. Ziehen Sie die Karte auf den gewuenschten Tag im Kalender.
4. Lassen Sie die Maustaste los. Der Planungsdialog oeffnet sich.
5. Waehlen Sie: Mitarbeiter, Zeitfenster und ob der Termin Fix ist.
6. Klicken Sie Speichern.

9.2 Auftrag verschieben (Wochenansicht)

Bereits geplante Auftraege koennen per Drag & Drop auf einen anderen Tag verschoben werden. Greifen Sie die Karte im Kalender und ziehen Sie sie auf den neuen Tag.

Rueckgaengig machen (Undo)

Nach jedem Verschieben erscheint unten am Bildschirm 10 Sekunden lang ein dunkler Hinweis mit dem Button Rueckgaengig. Ein Klick stellt den Auftrag auf den urspruenglichen Tag, die urspruengliche Zeit und den urspruenglichen Mitarbeiter zurueck.

Konflikt-Warnung

Beim Einplanen prueft das System automatisch, ob der Mitarbeiter im gewaehlten Zeitfenster bereits einen anderen Auftrag oder Wartungstermin hat. Bei einem Konflikt erscheint eine Warnung mit den Details (Auftragsnummer, Zeit):

• Abbrechen — der Auftrag wird nicht eingeplant
• Trotzdem einplanen — der Konflikt wird bewusst akzeptiert (z.B. bei Zweier-Teams)

9.3 Auftrag zwischen Mitarbeitern verschieben (Tagesansicht)

In der Tagesansicht koennen Auftraege direkt zwischen Mitarbeiter-Spalten verschoben werden:

1. Wechseln Sie in die Tagesansicht (Klick auf einen Tag).
2. Greifen Sie einen Auftrag in der Mitarbeiter-Spalte (Linksklick gehalten).
3. Ziehen Sie ihn auf die Spalte des Ziel-Mitarbeiters.
4. Positionieren Sie den Auftrag auf der gewuenschten Uhrzeit (Y-Position bestimmt die Startzeit).
5. Lassen Sie los — der Auftrag wird sofort beim neuen Mitarbeiter eingeplant.

Klicken Sie auf eine Auftragskarte, um das Detailfenster zu oeffnen. Hier sehen und bearbeiten Sie:

Baustellenkontakte (Schnellkontakt)

Im Bereich Kontaktperson Objekt zeigt die blaue Box 👷 Baustellenkontakte alle zum Objekt hinterlegten Ansprechpartner — mit direkt anklickbaren Kontaktmoeglichkeiten:

• ☎ Telefon / 📱 Mobil — Klick startet den Anruf (ideal am Smartphone/Tablet, z.B. fuer den Montageleiter unterwegs)
• ✉ E-Mail — Klick oeffnet das Mailprogramm

Sind keine Kontakte hinterlegt, weist die Box darauf hin — neue Kontakte koennen direkt darunter erfasst werden.

📊 Fortschritts-Uebersicht (Auftrags-Stationen)

Oben im Detail zeigt eine Schritt-Leiste, wo der Auftrag aktuell steht — aehnlich einer Sendungsverfolgung. Erledigte Stationen sind gruen markiert, die aktuelle hervorgehoben:

✎ Typ korrigieren

Neben dem Auftragstyp-Badge erscheint die Schaltflaeche ✎ Typ korrigieren. Damit setzen Sie einen falsch klassifizierten Auftrag direkt auf den richtigen Typ — z.B. wenn eine Neumontage faelschlich als Reparatur gefuehrt wird.

1. Im Auftragsdetail auf ✎ Typ korrigieren klicken.
2. Den richtigen Typ aus der Auswahl waehlen (Neumontage, Reparatur, Service, Service TM, Reseller).
3. Speichern — der Auftrag wechselt sofort in den passenden Typ-Tab und das D365-Feld SALESORDERTYPE wird aktualisiert.

🖨️ Einsatz-Paket drucken

Mit 🖨️ Einsatz-Paket drucken erstellen Sie das komplette Papier fuer die Baustelle als ein zusammengefuehrtes PDF. Ein Auswahlfenster zeigt die verfuegbaren Dokumente:

• Montageauftrag — die Auftragsdaten fuer den Monteur (immer verfuegbar).
• Rapport — mit bereits erfassten Zeit-/Materialzeilen, sonst als Leerformular.
• Abnahmeprotokoll — bei Neumontage; gefuellt falls erfasst, sonst leer.
• Checkliste — falls fuer den Auftrag erfasst oder als Vorlage vorhanden.

Ein Etikett zeigt je Dokument erfasst oder leer. Waehlen Sie die gewuenschten Dokumente an und klicken Sie PDF erstellen — das PDF oeffnet sich im neuen Tab und kann direkt gedruckt werden.

Aktionen im Detail-Dialog

• Speichern — Aenderungen uebernehmen
• Fix — Termin als bestaetigt markieren
• 🖨️ Einsatz-Paket drucken — Baustellen-Papier als PDF (siehe oben)
• ✎ Typ korrigieren — Auftragstyp richtigstellen (siehe oben)
• 💬 Termin vorschlagen — Terminvorschlag per WhatsApp/SMS an den Kunden senden (siehe Kapitel Terminvorschlag)
• 👁 Kundenansicht — Kundenportal so oeffnen, wie der Kunde es sieht (siehe Kapitel Kundenportal)
• Aktivitaet hinzufuegen — Notiz zur Kommunikationshistorie hinzufuegen

1. Klicken Sie + Neuer Auftrag in der oberen Leiste.
2. Waehlen Sie den Auftragstyp: Reparatur, Neumontage oder Service n. Aufw.
3. Suchen Sie den Kunden ueber das Suchfeld (Autocomplete aus D365).
4. Fuellen Sie die Kundendaten aus (Name, Adresse, E-Mail, Telefon).
5. Fuellen Sie die Objektdaten aus (Adresse des Einsatzorts, falls abweichend).
6. Beschreiben Sie die Arbeiten (TODO-Feld).
7. Setzen Sie Dauer und MA-Anzahl.
8. Optional: Setzen Sie den Haken bei Notfall fuer dringende Auftraege.
9. Klicken Sie Erstellen.

Intelligente Baustellenkontakt-Suche

Im Bereich Kontaktperson Objekt ist das Namensfeld eine Live-Suche ueber alle bestehenden Baustellenkontakte (Name, Telefon oder E-Mail eintippen, ab 2 Zeichen):

• Treffer zeigen Name, Telefonnummern, E-Mail und das zugehoerige Objekt
• Ein Klick uebernimmt alle Kontaktdaten in die Felder — der Kontakt wird beim Speichern am neuen Objekt hinterlegt
• Kein Treffer? Einfach weitertippen — der Kontakt wird als neuer Baustellenkontakt erfasst

Interne Aufgaben haben keinen Kundenbezug und werden manuell erstellt (z.B. Lagerarbeit, Fahrzeugwartung).

1. Klicken Sie + Interne Aufgabe.
2. Geben Sie einen Titel ein (Pflichtfeld).
3. Optional: Beschreibung, Einsatzort (Strasse, PLZ, Ort).
4. Setzen Sie die geschaetzte Dauer.
5. Klicken Sie Erstellen.

13.1 Kartenansicht

Die Karte auf der rechten Seite zeigt alle geplanten Auftraege des ausgewaehlten Tages als Marker. Die Marker sind farblich nach Auftragstyp kodiert.

13.2 Routenoptimierung

1. Planen Sie mehrere Auftraege fuer denselben Tag und Mitarbeiter.
2. Klicken Sie Optimieren ueber der Karte.
3. Der Algorithmus berechnet die kuerzeste Route (Naechster-Nachbar-Verfahren).
4. Die optimierte Route wird auf der Karte als Linie dargestellt.

13.3 Routenstatistik

Unter der Karte werden angezeigt:

• Anzahl Auftraege — Total geplante Einsaetze am Tag
• Gesamtdistanz — Summe aller Fahrstrecken in km
• Gesamtfahrzeit — Geschaetzte Fahrzeit in Minuten

Das Schnell-Einplanen bietet eine Alternative zu Drag & Drop — besonders nuetzlich auf Tablets oder bei vielen Auftraegen.

1. Klicken Sie das ⚡ Blitz-Symbol auf einer Auftragskarte in der Seitenliste.
2. Ein kompaktes Popover oeffnet sich mit drei Feldern:
   • Datum — Wann soll der Auftrag eingeplant werden?
   • Mitarbeiter — Welcher Techniker/Subunternehmer?
   • Startzeit — Ab wann?
3. Klicken Sie Einplanen — fertig.

Der Auto-Planer verteilt ungeplante Auftraege automatisch auf verfuegbare Mitarbeiter mit optimierter Route.

1. Klicken Sie Auto-Planen in der oberen Leiste.
2. Waehlen Sie das Datum fuer die Planung.
3. Waehlen Sie die Mitarbeiter (Mehrfachauswahl mit Ctrl/Cmd). Subunternehmer sind ebenfalls waehlbar.
4. Waehlen Sie die Auftragstypen, die beruecksichtigt werden sollen.
5. Setzen Sie die Max. Auftraege pro Mitarbeiter.
6. Klicken Sie Planen.
7. Vorschau pruefen: Es erscheint eine Uebersicht mit allen geplanten Auftraegen, Mitarbeitern, Zeiten und Distanzen.
8. Bestaetigen Sie mit OK um die Planung zu uebernehmen, oder brechen Sie ab um Einstellungen zu aendern.

Vorschau (Dry-Run)

Bevor Auftraege tatsaechlich eingeplant werden, zeigt der Auto-Planer eine Vorschau an. Diese zeigt pro Mitarbeiter:

• Anzahl Auftraege und Gesamtdistanz
• Detaillierte Liste: Startzeit – Endzeit, Auftragsnummer, zugewiesener Mitarbeiter, Distanz

Erst nach Bestaetigung werden die Auftraege in die Datenbank geschrieben. Bei Abbruch aendert sich nichts.

Wie funktioniert der Algorithmus?

• Start: 07:30 ab Buero Maegenwil (oder aktuelle Uhrzeit, falls spaeter)
• Methode: Naechster-Nachbar (kuerzeste Fahrzeit zum naechsten Auftrag)
• Startzeit-Grenze: Spaetester Start eines Auftrags um 16:30
• Endzeit-Grenze: Auftraege muessen bis 17:30 abgeschlossen sein
• Beruecksichtigt: Einsatzdauer, Fahrzeit, bereits geplante Auftraege, TimeTac-Abwesenheiten
• Bevorzugte Zeiten werden wenn moeglich eingehalten

Wenn ein Kunde anruft und sofort einen Monteur benoetigt, hilft der Spontaneinsatz den naechsten verfuegbaren Mitarbeiter zu finden.

Ablauf

1. Klicken Sie den roten Spontaneinsatz-Button in der oberen Leiste.
2. Geben Sie die PLZ des Kundenstandorts ein. Der Ort wird automatisch ergaenzt (und umgekehrt: Ort eingeben fuellt die PLZ).
3. Optional: Geben Sie die Strasse ein fuer genauere Ergebnisse.
4. Klicken Sie Suchen. Alle Mitarbeiter werden nach Naehe sortiert angezeigt.
5. Pruefen Sie die Ergebnistabelle und waehlen Sie den passenden Mitarbeiter.
6. Klicken Sie Einplanen beim gewuenschten Mitarbeiter.
7. Waehlen Sie Datum, Startzeit und Dauer.
8. Klicken Sie Einsatz ausfuehren & speichern (gruen). Ein Bestaetigungsdialog fasst alle Details zusammen.
9. Bestaetigen Sie mit OK — oder brechen Sie ab. Ohne Bestaetigung wird nichts gespeichert.

Ergebnistabelle

Fuer jeden Mitarbeiter werden folgende Informationen angezeigt:

• Startpunkt-Dropdown: Zeigt alle moeglichen Ausgangspunkte — Buero Maegenwil und alle Einsatzorte des Tages — jeweils mit Distanz (km) und geschaetzter Fahrzeit (Min.). Der naechstgelegene Punkt ist automatisch vorausgewaehlt. Kann manuell geaendert werden.
• Distanz-Badge: Farbcodiert: Gruen (<10 km), Orange (10-25 km), Rot (>25 km). Aktualisiert sich beim Wechsel des Startpunkts.
• Fahrzeit: Geschaetzte Fahrzeit in Minuten (basierend auf 50 km/h Durchschnitt).
• Auftraege: Anzahl der bereits geplanten Auftraege an diesem Tag.
• Abwesenheit: Mitarbeiter mit ganztaegiger Absenz (aus TimeTac) werden ausgegraut und als (abwesend) markiert.

PLZ ↔ Ort Auto-Lookup

PLZ und Ort werden automatisch ueber die Schweizer Geocoding-API (api3.geo.admin.ch) abgeglichen:

• PLZ eingeben → Tab druecken → Ort wird automatisch ergaenzt
• Ort eingeben → Tab druecken → PLZ wird automatisch ergaenzt

Wenn ein Kunde anruft, erfassen Sie den Auftrag waehrend des Gespraechs in wenigen Sekunden — inklusive Pruefung, welcher Monteur in der Naehe ist.

Ablauf

1. Klicken Sie den blauen Button 📞 Anruf in der oberen Leiste.
2. Kunde suchen: Name oder Ort eintippen — bestehende Kunden werden vorgeschlagen. Ein Klick uebernimmt Name, Telefon und Adresse automatisch. Bei Neukunden fuellen Sie die Felder direkt aus.
3. Waehlen Sie den Auftragstyp (Reparatur, Service nach Aufwand, Neumontage) und optional Wunschtermin und Dauer.
4. Beschreiben Sie das Problem (Pflichtfeld) — z.B. «Garagentor blockiert».
5. Bei dringenden Faellen: Haken bei ⚠ Notfall / dringend.
6. Klicken Sie 📍 Monteur in der Naehe? — die 4 naechstgelegenen Monteure werden mit Distanz, Fahrzeit und Tagesauslastung angezeigt. So koennen Sie dem Kunden sofort eine realistische Aussage machen. (Bei Auswahl eines bestehenden Kunden laeuft die Pruefung automatisch.)
7. Klicken Sie Auftrag erfassen.
8. Nach dem Erfassen erscheint unten der Hinweis ⚡ Jetzt einplanen — ein Klick oeffnet direkt das Schnell-Einplanen mit Datum, Mitarbeiter und Startzeit.

Statt den Kunden anzurufen, senden Sie ihm einen Terminvorschlag aufs Handy. Der Kunde bestaetigt mit einer einfachen Antwort — der Termin wird dann automatisch auf Fix gesetzt.

Terminvorschlag senden

1. Oeffnen Sie die Auftragsdetails (Klick auf die Auftragskarte).
2. Klicken Sie den gruenen Button 💬 Termin vorschlagen.
3. Datum, Zeitfenster und Mobilnummer sind vorbefuellt (aus der Einplanung bzw. den Kontaktdaten) — passen Sie sie bei Bedarf an.
4. Klicken Sie Senden. Der Kunde erhaelt eine WhatsApp; falls nicht moeglich, automatisch eine SMS.

Was der Kunde erhaelt

Antwort des Kunden

Status verfolgen

Beim erneuten Oeffnen des Terminvorschlag-Dialogs sehen Sie die Historie aller Vorschlaege zum Auftrag: ⏳ wartet auf Antwort, ✅ bestaetigt, ❌ abgelehnt.

In der Wochenansicht klicken Sie auf Drucken in der Kopfzeile. Es oeffnet sich der Druckdialog des Browsers.

• Waehlen Sie «Als PDF speichern» um ein PDF zu erstellen
• Oder waehlen Sie Ihren Drucker fuer einen Ausdruck

19.1 📋 Uebergabe an die Monteure

Mit dem Button 📋 Uebergabe (Kopfzeile der Wochen-/Tagesansicht) oeffnen Sie eine Vollbild-Ansicht aller Einsaetze eines Tages — gemacht fuer die morgendliche Auftragsuebergabe an die Monteure.

• Datum waehlen (Pfeile = Tag vor/zurueck) und optional per Monteur-Chip auf einen Monteur filtern.
• Pro Einsatz eine grosse Karte: Zeit, Typ, FIX/offen, Auftragsnummer, Kunde (gross), Adresse mit 🚗 Anfahrt-Link (Google Maps), Verkaeufer, Liefer-KW, Dauer.
• Montageinformationen: Produkt, auszufuehrende Arbeit (TODO) und Kontaktpersonen werden automatisch nachgeladen.
• Material und Fotos kommen direkt aus der Rapport-App (falls ein Montageauftrag existiert): Materialpositionen als Zeile, Fotos als anklickbare Vorschaubilder.
• 📁 Unterlagen oeffnet den SharePoint-Ordner; Details das Auftragsdetail.
• 🖶 Drucken druckt genau diese Ansicht (eine Karte pro Einsatz, ohne Bedienelemente) — als Papier fuer die Monteure.

Der Tab Wartung dient der Verwaltung von Wartungsvertraegen. Hier planen Sie regelmaessige Serviceeinsaetze.

17.1 Vertragsliste

Die Vertragsliste zeigt alle aktiven Wartungsvertraege mit folgenden Informationen:

• Objekt-ID — Eindeutige Kennung des Objekts
• Kunde — Vertragspartner
• Adresse — Standort des Objekts
• Region — Zugeordnete Serviceregion
• Intervall — Wartungsintervall (z.B. halbjaehrlich, jaehrlich)
• Status — Aktueller Status (faellig, ueberfaellig, geplant)

17.2 Vertragsdetails

Klicken Sie auf einen Vertrag, um die Details zu sehen:

• Komplette Kundendaten und Kontaktperson
• Buchungshistorie (alle Termine)
• Benachrichtigungshistorie (SMS, E-Mail)
• Kommunikationshistorie mit Moeglichkeit, Notizen hinzuzufuegen
• SharePoint-Link zum Vertragsdokument

Regionen gruppieren Wartungsvertraege geografisch. Dies erleichtert die Routenplanung.

18.1 Region erstellen

1. Klicken Sie auf das Stift-Symbol (Polygon zeichnen) in der Karten-Toolbar.
2. Klicken Sie auf der Karte, um die Eckpunkte des Polygons zu setzen.
3. Schliessen Sie das Polygon, indem Sie auf den ersten Punkt klicken.
4. Im Dialog: Name, Farbe, ggf. Fahrminuten vom Buero eingeben.
5. Klicken Sie Speichern.

18.2 Kartentools

Eine Buchung ist ein konkreter Termin fuer einen Wartungsvertrag.

1. Oeffnen Sie die Vertragsdetails (Klick auf Vertrag in der Liste).
2. Klicken Sie Neue Buchung.
3. Waehlen Sie das Datum und das Zeitfenster.
4. Waehlen Sie den Status: Provisorisch oder Fix.
5. Bei «Fix»: Waehlen Sie die Bestaetigungsart (Telefon, E-Mail, Manuell).
6. Klicken Sie Speichern.

Der Nachfass-Dialog zeigt Vertraege, die einen Folge-Kontakt benoetigen. Die Dringlichkeit ist farbkodiert:

Der Auto-Plan Wartung plant automatisch alle faelligen Wartungen des aktuellen Monats.

1. Navigieren Sie zum gewuenschten Monat (Pfeile ◄ ►).
2. Klicken Sie Auto-Plan Wartung.
3. Der Algorithmus erstellt Buchungen nach Region und Routenoptimierung.

Der Tab Einstellungen ist nur fuer Benutzer mit Admin-Rechten sichtbar. Hier werden systemweite Konfigurationen vorgenommen.

Auftraege koennen auch an Subunternehmer (externe Partner-Firmen) eingeplant werden. Subunternehmer erscheinen in allen Planungsansichten wie regulaere Mitarbeiter, sind aber visuell gekennzeichnet.

Subunternehmer verwalten

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Scrollen Sie zur Karte Subunternehmer.
3. Klicken Sie + Subunternehmer hinzufuegen.
4. Fuellen Sie die Felder aus:

   Feld	Beschreibung	Pflicht
   Firmenname	Name der Partnerfirma	Ja
   Kontaktperson	Ansprechpartner	Nein
   Telefon	Telefonnummer	Nein
   E-Mail	E-Mail-Adresse	Nein
   Fachgebiet	z.B. Tueren, Tore, Elektro	Nein
   Farbe	Eigene Farbe fuer die Kalenderdarstellung	Nein
   Aktiv	Inaktive SUBs erscheinen nicht in Dropdowns	Ja
   Notizen	Interne Anmerkungen	Nein

5. Klicken Sie Speichern.

Visuelle Kennzeichnung

• Dropdown-Auswahl: [SUB] Firmenname (Kontakt)
• Tagesansicht: Gestrichelter Spalten-Rand + oranges SUB Badge
• Wochenansicht: Eigener Farbbalken an den Auftragskarten

Planung mit Subunternehmern

Subunternehmer koennen ueberall eingesetzt werden, wo regulaere Mitarbeiter waehlbar sind:

• Drag & Drop auf die SUB-Spalte in der Tagesansicht
• Schnell-Einplanen ueber den Blitz-Button
• Auto-Planer (SUBs in der Mitarbeiter-Auswahl auswaehlen)
• Manuell ueber den Auftrags-Detail-Dialog

28.1 SMS (Twilio)

Klicken Sie Test-SMS, um die Konfiguration zu testen.

28.2 E-Mail (SMTP)

Das Kundenportal ist eine separate Anwendung unter /kundenportal, in der Kunden ihre Auftraege, Termine, Rechnungen und Anleitungen selbst einsehen koennen (Self-Service).

Was der Kunde im Portal sieht

• Meine Termine — kommende Einsaetze mit Datum und Zeitfenster, der naechste Termin prominent
• Meine Auftraege — alle Auftraege mit Status
• Rechnungen — Uebersicht mit Betrag und Status
• Service — naechste Service-Faelligkeit mit Kontakt-Button
• Anleitungen & Tipps — z.B. «Handsender einlernen» (konfigurierbar)
• Einstellungen — Marketing-Mails an/aus (Opt-out)

Anmeldung des Kunden (Magic-Link)

Es gibt kein Passwort: Der Kunde gibt seine E-Mail-Adresse ein und erhaelt einen Anmelde-Link per E-Mail (24h gueltig). Ein Klick auf den Link meldet ihn an. Der Link geht nur an die bei uns hinterlegte Adresse — wer eine fremde E-Mail eingibt, erhaelt nichts und sieht keine Daten.

Kunden vom Portal sperren

1. Oeffnen Sie die Auftragsdetails eines Auftrags des Kunden.
2. Klicken Sie 🚫 Portal-Zugang. Der aktuelle Status (Zugang/gesperrt, letzter Login) wird angezeigt.
3. Bestaetigen Sie das Sperren bzw. Freigeben.

Gesperrte Kunden erhalten keinen Anmelde-Link mehr, offene Links werden sofort ungueltig und auch eine laufende Sitzung endet beim naechsten Seitenaufruf. Im Pipeline-Portal: Aktionen → 🚫 Portal-Zugang sperren/freigeben.

Kundenansicht aus der Planung oeffnen

1. Oeffnen Sie die Auftragsdetails eines Auftrags.
2. Klicken Sie 👁 Kundenansicht.
3. Das Portal oeffnet sich in einem neuen Tab — genau so, wie der Kunde es sieht (1 Stunde gueltiger Vorschau-Zugang).

Derselbe Button existiert auch im Pipeline-Portal (Massaufnahme) im Auftrags-Menue Aktionen → Kundenportal oeffnen.

Dokumente zum Auftrag — Freigabe-Steuerung

Kunden koennen im Portal pro Auftrag Dokumente aus der SharePoint-Objektablage einsehen (Angebot, Auftragsbestaetigung, Abnahmeprotokoll, Rapporte, ...). Unter Einstellungen → Kundenportal → 🔒 Dokumente-Freigabe steuern Sie zentral per Haekchen, welche Kategorien herausgegeben werden:

• Haekchen gesetzt = Kategorie ist fuer Kunden sichtbar
• Haekchen entfernt = Kategorie ist gesperrt — weder sichtbar noch per Direktzugriff abrufbar
• Standard: alle Kategorien sichtbar ausser Montageauftrag (interne Preiskalkulation etc.)

Anleitungen & Informationen pflegen

Unter Einstellungen → 📚 Kundenportal — Anleitungen & Informationen (nur Admins) pflegen Sie, was Kunden im Portal unter «Anleitungen & Tipps» sehen:

Produkt-Geburtstags-Mail

Ein Jahr nach der Montage erhaelt der Kunde automatisch eine Gratulations-Mail («Ihr Hoermann Produkt hat Geburtstag»):

• Garagentore ohne Servicevertrag → Empfehlung fuer einen Service mit Link zum Portal
• Tueren → passende Zusatzprodukte (Cross-Selling)
• Kunden mit aktivem Servicevertrag oder Marketing-Abmeldung erhalten keine Mail
• Jede Mail enthaelt einen Abmelde-Link; jede Mail wird nur einmal pro Auftrag versendet

Die Kalender-Synchronisation importiert Termine aus den Outlook-Kalendern der Disponent:innen in die Einsatzplanung.

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kalender-Sync.
2. Klicken Sie Synchronisiere Kalender.
3. Die Synchronisation laeuft im Hintergrund (Dauer: 10-30 Sek.).
4. Das Ergebnis zeigt: Erstellt, Uebersprungen, Nicht gefunden, Fehler.

31.1 Outlook-Termin oeffnen & bearbeiten

Outlook-Termine erscheinen direkt im Kalender (sofern der Button 📅 Outlook aktiv ist, siehe Kapitel Filter). Ein Klick auf einen solchen Termin oeffnet den Dialog 📅 Outlook Termin — hier aendern Sie Betreff, Start-/Endzeit und die Beschreibung.

Beschreibung mit Original-Formatierung

Die Beschreibung wird formatiert dargestellt, genau wie in Outlook — mit Fettschrift, Einrueckungen und anklickbaren Links (z.B. dem SharePoint-Unterlagen-Link). Sie muessen die Notizen also nicht mehr als reinen Text lesen.

• Nur Betreff oder Zeit aendern? Einfach anpassen und Speichern — die Formatierung der Beschreibung bleibt vollstaendig erhalten.
• Beschreibung aendern? Klicken Sie ✎ Bearbeiten, um in den Text-Modus zu wechseln. Mit 👁 Formatierte Ansicht geht es zurueck.

Der Schedule-Import liest Kalendereintraege und erstellt daraus TCDORDERSCHEDULE-Eintraege.

Kalenderformat

Die Kalendereintraege muessen folgendes Format im Betreff haben:

1. Klicken Sie Vorschau um zu sehen, welche Eintraege importiert werden.
2. Pruefen Sie die Vorschau auf Fehler (z.B. «Auftrag nicht gefunden»).
3. Klicken Sie Jetzt importieren um die Eintraege zu erstellen.

Auftragstypen

Lifecycle-Status